Guida GDPR per gli studio manager
Questa pagina spiega come Agon ti aiuta a rispettare il GDPR, quali dati vengono conservati, quali funzioni facoltative inviano dati fuori dal tuo computer, come rispondere alle richieste dei clienti sui propri dati e quali sono le tue responsabilità come titolare del trattamento.
Questa guida spiega come funziona Agon, così puoi valutare i tuoi obblighi. Non è una consulenza legale. Il tuo studio è responsabile della propria conformità al GDPR; se hai dubbi, rivolgiti a un professionista della protezione dei dati.
Il tuo ruolo secondo il GDPR
Come studio manager che usa Agon, il tuo studio è il titolare del trattamento: decide come vengono raccolti, conservati e usati i dati personali dei tuoi clienti.
Agon è un software che installi ed esegui sul tuo computer. Il database del tuo studio si trova su quel computer e lo sviluppatore di Agon non vi ha accesso. Usare il software non rende lo sviluppatore di Agon responsabile del trattamento dei dati dei tuoi clienti.
I dati escono dal tuo computer solo tramite servizi che scegli di usare, o che servono per permettere ai clienti di raggiungerti:
| Funzione | Chi riceve i dati | Il suo ruolo per il tuo studio | Attiva di default? |
|---|---|---|---|
| Connettività remota (app mobile e widget del sito web) | Lo sviluppatore di Agon, con Cloudflare come sub-responsabile | Responsabile del trattamento, solo per la connettività | Sì, quando il tunnel è attivo |
| Assistente AI | Il provider AI che scegli (ad esempio Google o Groq) | Responsabile del trattamento, in base al tuo accordo con il provider | No |
| Segnalazione errori | Lo sviluppatore di Agon, tramite Sentry (UE) | Responsabile del trattamento | No |
| Feedback e assistenza | Lo sviluppatore di Agon, tramite un Cloudflare Worker/database/storage dedicato | Vedi nota sotto | Facoltativo, per ogni invio |
| Pagamenti | Stripe, con il tuo account Stripe | In base al tuo accordo con Stripe | No |
| Backup nel cloud | Il servizio di backup che colleghi (ad esempio Google Drive o Dropbox) | In base al tuo accordo con il servizio | No |
| Email e SMS | I provider email e SMS che configuri | In base al tuo accordo con loro | No |
Elenca i servizi che usi nell'informativa privacy del tuo studio e nel registro delle attività di trattamento.
Autorità di controllo. Lo sviluppatore di Agon (Edoardo Casciotta, Barcellona, Spagna — support@agon-studio.dev) è stabilito in Spagna, quindi l'autorità di controllo competente per il trattamento che svolge come tuo responsabile è l'autorità spagnola Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Come titolare del trattamento, il tuo studio risponde all'autorità per la protezione dei dati del proprio paese, che di solito è quella a cui notifichi una violazione o davanti a cui rispondi al reclamo di un cliente.
Quali dati conserva Agon
Agon conserva i seguenti dati personali per ciascun cliente:
| Dato | Dove viene usato |
|---|---|
| Nome completo | Lista partecipanti, profilo cliente, notifiche |
| Indirizzo email | Accesso, notifiche push |
| Numero di telefono | Facoltativo — solo riferimento per lo staff |
| Data di nascita | Facoltativo — solo riferimento per lo staff |
| Foto profilo | Facoltativo — mostrata nel profilo cliente |
| Cronologia prenotazioni | Registri presenze, report |
| Cronologia check-in | Registri presenze, report |
| Cronologia pagamenti | Report ricavi, registri finanziari |
| Registro consensi GDPR | Registro di conformità |
Tutti i dati sono conservati in un database SQLite cifrato sul tuo computer. Non lasciano mai la tua macchina, se non tramite i servizi descritti in Il tuo ruolo secondo il GDPR.
Connettività remota
Per permettere ai tuoi clienti di usare l'app mobile e il widget del tuo sito web da qualsiasi luogo, Agon collega il tuo computer a internet tramite un Cloudflare Tunnel su un indirizzo web agon-studio.dev (ad esempio studio-….tunnel.agon-studio.dev).
- Chi è coinvolto: il tunnel e il suo indirizzo web sono gestiti dallo sviluppatore di Agon, tramite la rete di Cloudflare. Solo per questa finalità, lo sviluppatore di Agon agisce come tuo responsabile del trattamento e Cloudflare come sub-responsabile, in base all'Accordo sul trattamento dei dati (articolo 28 GDPR) nella Sezione 6 dei Termini di servizio.
- Cosa transita: le richieste tra i dispositivi dei tuoi clienti e il tuo computer (ad esempio una prenotazione) passano dalla rete di Cloudflare, cifrate con HTTPS. Il tuo database resta sul tuo computer; il tunnel non lo conserva.
- La directory degli studi: una piccola directory gestita dallo sviluppatore di Agon conserva solo l'ID pubblico del tuo studio e il suo indirizzo web attuale, così l'app e il widget ritrovano il tuo studio dopo un riavvio. Non conserva dati di clienti, prenotazioni o altri dati dello studio.
- Richieste di prenotazione offline: quando il tuo computer è spento, la richiesta di prenotazione di un cliente può restare in attesa in una casella della stessa directory. Viene cifrata sul dispositivo del cliente con una chiave che esiste solo sul tuo computer, quindi nessun altro, nemmeno lo sviluppatore di Agon, può leggerla. Il tuo computer la ritira e la elimina non appena torna online, e in ogni caso la casella la elimina automaticamente dopo 7 giorni se non viene mai ritirata.
Assistente AI
L'Assistente AI usa una chiave di un provider AI che appartiene al tuo studio (ad esempio Google Gemini o Groq), oppure un modello locale sul tuo computer.
- Il tuo studio ha un contratto diretto con il provider. Quando crei una chiave API, accetti i termini di quel provider. Il provider agisce quindi come tuo responsabile del trattamento per i prompt che invii. Lo sviluppatore di Agon non è coinvolto: i prompt vanno direttamente dal tuo computer al provider.
- Cosa viene inviato: la domanda digitata nell'assistente, la conversazione recente, le pagine pertinenti di questa documentazione e i dati dello studio necessari per rispondere (ad esempio i nomi delle lezioni, o dati aggregati per le domande sul business). Viene inviato anche tutto ciò che tu o il tuo staff digitate, compresi i nomi dei clienti.
- Piani gratuiti: i piani gratuiti di alcuni provider possono usare i dati inviati per migliorare i propri modelli. Per le domande che includono dati dei clienti, usa un piano a pagamento o un modello locale (Ollama), e verifica i termini attuali del provider e il suo accordo sul trattamento dei dati.
- Senza provider, l'assistente funziona in modalità base: una ricerca nella documentazione sul tuo computer, e non viene inviato nulla.
- Rimuovere la chiave: clicca Rimuovi chiave in Impostazioni → Assistente AI e conferma. La chiave viene cancellata dal database locale e l'assistente passa subito alla modalità base, quindi non viene più inviato nulla a quel provider. Se la chiave potrebbe essere stata diffusa, revocala anche nella console del provider (Google AI Studio o la console di Groq). La chiave è conservata cifrata e non viene più mostrata dopo il salvataggio.
Feedback e assistenza
La schermata Feedback dell'app desktop di Agon permette a qualsiasi membro dello staff di segnalare un bug o richiedere una funzionalità. Inviare un feedback invia il ticket allo sviluppatore di Agon, così che possa leggerlo e lavorarci — succede solo quando un membro dello staff invia deliberatamente un ticket.
- Cosa viene inviato: il tipo di ticket (bug o funzionalità), il titolo e la descrizione che scrivi, la versione di Agon, il tuo sistema operativo, 0-3 allegati foto/video facoltativi che scegli di aggiungere, e l'email dell'account del membro dello staff che invia il ticket (sempre inclusa automaticamente, così ogni ticket può essere seguito — non è possibile inviare un ticket in modo anonimo). Includere il nome del tuo studio è una scelta separata e facoltativa nel modulo. Qualsiasi cosa tu o il tuo staff scriviate nel titolo o nella descrizione — compresi i nomi dei clienti, se scegli di menzionarli — viene inviata come scritta; evita di includere dati personali dei clienti in un ticket e descrivi invece il problema.
- Dove va: allo sviluppatore di Agon, conservato in un database e in uno spazio di archiviazione dedicati gestiti per questo scopo. Non viene mescolato con il database del tuo studio, e non viene inviato a Sentry né a nessun provider AI.
- Conservazione: oggi non esiste una cancellazione automatica per i ticket di feedback. Puoi chiedere la cancellazione di un ticket (e di un suo allegato) scrivendo a support@agon-studio.dev con i dettagli del ticket.
- Disattivarlo: per natura è facoltativo — non viene inviato nulla finché un membro dello staff non compila e invia il modulo. Non esiste un'impostazione per disattivare la schermata Feedback stessa; semplicemente non usarla se preferisci scrivere direttamente a support@agon-studio.dev senza allegati o campi strutturati.
Segnalazione errori
La segnalazione errori aiuta lo sviluppatore di Agon a trovare e correggere i bug. È facoltativa e disattivata di default: non viene inviato nulla finché lo studio manager non la attiva in Impostazioni → Privacy.
- Cosa viene inviato: i dettagli tecnici di un errore imprevisto (il tipo e il messaggio dell'errore, e il punto del codice in cui si è verificato), la versione di Agon e l'ID del tuo studio, per poter raggruppare le segnalazioni. Prima che qualsiasi dato lasci il tuo computer, Agon rimuove indirizzi email, numeri di telefono, token di accesso e il contenuto delle richieste.
- Dove va: allo sviluppatore di Agon, tramite il servizio di tracciamento errori Sentry, con dati conservati nell'UE. Lo sviluppatore di Agon agisce come tuo responsabile del trattamento per questi dati, con Sentry come sub-responsabile, in base all'Accordo sul trattamento dei dati (articolo 28 GDPR) nella Sezione 6 dei Termini di servizio. Gli indirizzi IP non vengono conservati.
- Quali app: la tua scelta vale per l'app desktop e per l'app mobile e il widget del sito web del tuo studio. Inviano segnalazioni solo se l'hai attivata.
- Conservazione: le segnalazioni di errori vengono conservate per un massimo di 30 giorni e poi cancellate automaticamente.
- Disattivarla: disattivala in Impostazioni → Privacy. L'invio si interrompe subito.
Base giuridica del trattamento
Devi avere una base giuridica valida per conservare e trattare i dati dei clienti. Le basi più comuni per gli studi fitness:
- Contratto — il trattamento è necessario per gestire prenotazioni, abbonamenti e pagamenti (GDPR Art. 6(1)(b))
- Consenso — necessario quando usi le Automazioni di marketing per inviare a un cliente email o SMS di marketing programmati (ad esempio una sequenza di win-back per un cliente che non si fa più vedere) che vanno oltre l'esecuzione di una prenotazione o di un abbonamento esistente. Un messaggio puramente transazionale legato a qualcosa che il cliente ha appena fatto (una conferma di prenotazione, un reset della password) si basa invece sul Contratto e non richiede un consenso separato
- Obbligo legale — la conservazione dei registri finanziari è richiesta dalla normativa fiscale nella maggior parte dei paesi (GDPR Art. 6(1)(c))
Agon registra automaticamente il consenso quando un cliente accetta l'informativa sulla privacy e i termini di servizio durante la creazione dell'account.
Esportazione dei dati del cliente
Ai sensi dell'Articolo 15 del GDPR (diritto di accesso) e dell'Articolo 20 (diritto alla portabilità dei dati), un cliente può richiedere una copia completa dei propri dati personali.
Per esportare i dati di un cliente:
- Apri il profilo del cliente nella sezione Clienti.
- Clicca Esporta dati.
- Viene generato un file JSON contenente tutti i dati conservati su quel cliente:
- Informazioni personali (nome, email, telefono, data di nascita)
- Tutte le prenotazioni e i check-in
- Tutti i pagamenti
- Registro consensi GDPR
- Scarica il file e inviaglielo.
Hai 30 giorni dalla data della richiesta per fornire l'esportazione.
Cancellazione del cliente (anonimizzazione)
Ai sensi dell'Articolo 17 del GDPR (diritto alla cancellazione), un cliente può richiedere la cancellazione dei propri dati personali.
In Agon, "cancellazione" significa anonimizzazione — gli identificatori personali vengono sostituiti con segnaposto anonimi, mentre i registri delle prenotazioni e la cronologia pagamenti vengono conservati per scopi finanziari e statistici. Questo è l'approccio legalmente corretto: il GDPR consente la conservazione dei dati per legittimi scopi aziendali come la tenuta dei registri fiscali e finanziari.
Cosa viene anonimizzato (rimosso):
- Nome completo → sostituito con "Cliente eliminato"
- Indirizzo email → sostituito con un segnaposto anonimo
- Numero di telefono → rimosso
- Data di nascita → rimossa
- Foto profilo → rimossa
Cosa viene conservato (anonimizzato, non identificabile):
- Registri di prenotazione e presenza (valore statistico; nessun identificatore personale)
- Registri di pagamento (richiesti dalla normativa finanziaria)
Per anonimizzare un cliente:
- Apri il profilo del cliente.
- Clicca Elimina cliente.
- Leggi il riepilogo di cosa verrà rimosso e cosa verrà conservato.
- Clicca Conferma eliminazione.
Questa azione è permanente e non può essere annullata.
I clienti possono anche avviare la cancellazione autonomamente dall'app mobile: Profilo → Privacy → Elimina il mio account.
Il registro dei consensi
Ogni volta che un cliente accetta l'informativa sulla privacy o i termini di servizio — alla creazione dell'account, o quando viene pubblicata una nuova versione — Agon registra:
- Quale documento ha accettato (informativa privacy o termini di servizio)
- La versione del documento
- Data e ora dell'accettazione
- L'indirizzo IP del cliente
Per visualizzare il registro dei consensi di un cliente:
- Apri il profilo del cliente.
- Scorri fino a Registro consensi.
Il registro dei consensi è incluso anche nell'esportazione dati.
Informativa sulla privacy
Agon include un modello di informativa sulla privacy che devi personalizzare con i dettagli del tuo studio prima di andare in produzione. Il modello è disponibile nella procedura guidata di onboarding e in Impostazioni → Informativa sulla privacy.
Sei responsabile di garantire che la tua informativa sulla privacy sia legalmente adeguata per la tua giurisdizione. Il modello è solo un punto di partenza — Agon non è responsabile della sua accuratezza legale.
Conservazione dei dati
Poiché tutti i dati sono conservati sulla tua macchina, controlli tu per quanto tempo vengono conservati. Agon non elimina automaticamente i dati (salvo quanto previsto dal processo di anonimizzazione descritto sopra).
Pratiche consigliate:
- Conserva i dati dei clienti finché hai un rapporto con il cliente
- Dopo che un cliente richiede la cancellazione, anonimizza i suoi dati come descritto sopra
- I registri finanziari (pagamenti, fatture) dovrebbero essere conservati per il periodo richiesto dalla normativa fiscale locale (tipicamente 7–10 anni)
- Backup regolari garantiscono di avere una copia recuperabile dei tuoi dati
Procedura in caso di violazione dei dati
Se scopri che il tuo database Agon è stato accessibile a una parte non autorizzata (ad esempio, il tuo computer è stato rubato o violato):
- Disconnetti immediatamente il computer da internet
- Valuta quali dati potrebbero essere stati accessibili
- Notifica la violazione alla tua autorità nazionale per la protezione dei dati (quella a cui il tuo studio risponde come titolare del trattamento) entro 72 ore dalla scoperta (se la violazione può comportare un rischio per i diritti degli interessati)
- Notifica ai clienti interessati se c'è un rischio elevato per i loro diritti e libertà
- Se ti serve aiuto per proteggere la tua installazione, scrivi a support@agon-studio.dev (senza includere dati dei clienti nell'email)
Cosa fare se qualcosa va storto?
Un cliente dice di non aver mai acconsentito al trattamento dei dati Controlla il suo registro consensi nel profilo cliente. Il registro traccia ogni evento di consenso. Se ha creato un account in Agon, ha accettato i termini in quel momento — il registro lo confermerà.
Un cliente sta richiedendo dati che non riesco a trovare in Agon L'esportazione dati copre tutti i dati conservati in Agon. Se il cliente chiede informazioni su dati di una piattaforma precedente, quei dati sono fuori dall'ambito di Agon.
Devo eliminare tutti i dati (es. chiusura dello studio) Agon non dispone di uno strumento di eliminazione massiva in V1. Puoi eliminare il file del database dal tuo computer per rimuovere tutti i dati. Assicurati di aver risolto prima tutti gli obblighi finanziari in sospeso.