Guia do RGPD para gestores do estúdio
Esta página explica como o Agon o ajuda a cumprir o RGPD, que dados são armazenados, que funcionalidades opcionais enviam dados para fora do seu computador, como responder aos pedidos de dados dos clientes e quais são as suas responsabilidades enquanto responsável pelo tratamento.
Este guia explica como o Agon funciona para que possa avaliar as suas próprias obrigações. Não é aconselhamento jurídico. O seu estúdio é responsável pelo seu próprio cumprimento do RGPD; em caso de dúvida, consulte um profissional de proteção de dados.
O seu papel ao abrigo do RGPD
Enquanto gestor do estúdio que utiliza o Agon, o seu estúdio é o responsável pelo tratamento: é ele que decide como os dados pessoais dos seus clientes são recolhidos, armazenados e utilizados.
O Agon é um software que instala e executa no seu próprio computador. A base de dados do seu estúdio está nesse computador e o programador do Agon não tem acesso a ela. Executar o software não faz do programador do Agon um subcontratante dos dados dos seus clientes.
Os dados só saem do seu computador através de serviços que decide utilizar, ou que são necessários para que os clientes o possam contactar:
| Funcionalidade | Quem recebe os dados | O seu papel para o seu estúdio | Ativa por predefinição? |
|---|---|---|---|
| Conectividade remota (aplicação móvel e widget do site) | O programador do Agon, com a Cloudflare como subcontratante ulterior | Subcontratante, apenas para a conectividade | Sim, quando o túnel está ativo |
| Assistente de IA | O provedor de IA que escolher (por exemplo, Google ou Groq) | Subcontratante, ao abrigo do seu próprio acordo com ele | Não |
| Relatórios de erros | O programador do Agon, através do Sentry (UE) | Subcontratante | Não |
| Pagamentos | Stripe, com a sua própria conta Stripe | Ao abrigo do seu próprio acordo com a Stripe | Não |
| Cópia de segurança na nuvem | O fornecedor de cópias de segurança que ligar (por exemplo, Google Drive ou Dropbox) | Ao abrigo do seu próprio acordo com ele | Não |
| E-mail e SMS | Os fornecedores de e-mail e SMS que configurar | Ao abrigo do seu próprio acordo com eles | Não |
Indique os serviços que utiliza na política de privacidade do seu estúdio e no registo das atividades de tratamento.
Autoridades de controlo. O programador do Agon (Edoardo Casciotta, Barcelona, Espanha — support@agon-studio.dev) está estabelecido em Espanha, pelo que a autoridade de controlo competente para o tratamento que realiza como seu subcontratante é a autoridade espanhola Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Enquanto responsável pelo tratamento, o seu estúdio responde perante a autoridade de proteção de dados do seu próprio país, que é normalmente onde notifica uma violação de dados ou responde à reclamação de um cliente.
Que dados o Agon armazena
O Agon armazena os seguintes dados pessoais de cada cliente:
| Dados | Onde são utilizados |
|---|---|
| Nome completo | Lista de participantes, perfil do cliente, notificações |
| Endereço de e-mail | Início de sessão, notificações push |
| Número de telefone | Opcional — apenas para referência do pessoal |
| Data de nascimento | Opcional — apenas para referência do pessoal |
| Fotografia de perfil | Opcional — apresentada no perfil do cliente |
| Histórico de reservas | Registos de presença, relatórios |
| Histórico de check-ins | Registos de presença, relatórios |
| Histórico de pagamentos | Relatórios de receita, registos financeiros |
| Registo de consentimento RGPD | Registo de conformidade |
Todos os dados são armazenados numa base de dados SQLite encriptada no seu computador. Nunca saem da sua máquina, exceto através dos serviços descritos em O seu papel ao abrigo do RGPD.
Conectividade remota
Para que os seus clientes possam utilizar a aplicação móvel e o widget do seu site a partir de qualquer lugar, o Agon liga o seu computador à Internet através de um Cloudflare Tunnel num endereço web agon-studio.dev (por exemplo, studio-….tunnel.agon-studio.dev).
- Quem está envolvido: o túnel e o respetivo endereço web são geridos pelo programador do Agon, através da rede da Cloudflare. Apenas para esta finalidade, o programador do Agon atua como seu subcontratante e a Cloudflare como subcontratante ulterior, nos termos do Acordo de Tratamento de Dados (artigo 28 do RGPD) na Seção 6 dos Termos de Serviço.
- O que passa por ele: os pedidos entre os dispositivos dos seus clientes e o seu computador (por exemplo, uma reserva) circulam pela rede da Cloudflare, encriptados com HTTPS. A sua base de dados fica no seu computador; o túnel não a armazena.
- O diretório de estúdios: um pequeno diretório gerido pelo programador do Agon armazena apenas o ID público do seu estúdio e o seu endereço web atual, para que a aplicação e o widget encontrem o seu estúdio após um reinício. Não armazena dados de clientes, de reservas nem quaisquer outros dados do estúdio.
- Pedidos de reserva offline: quando o seu computador está desligado, o pedido de reserva de um cliente pode aguardar numa caixa de correio do mesmo diretório. É encriptado no dispositivo do cliente com uma chave que só existe no seu computador, pelo que mais ninguém, nem mesmo o programador do Agon, o consegue ler. O seu computador recolhe-o e apaga-o assim que volta a estar online, e em qualquer caso a caixa de correio apaga-o automaticamente ao fim de 7 dias se nunca for recolhido.
Assistente de IA
O Assistente de IA utiliza uma chave de provedor de IA que pertence ao seu estúdio (por exemplo, Google Gemini ou Groq), ou um modelo local no seu próprio computador.
- O seu estúdio contrata diretamente com o provedor. Ao criar uma chave de API, aceita os termos desse provedor. O provedor atua então como seu subcontratante para os prompts que envia. O programador do Agon não intervém: os prompts vão diretamente do seu computador para o provedor.
- O que é enviado: a pergunta escrita no assistente, a conversa recente, as páginas relevantes desta documentação e os dados do estúdio necessários para responder (por exemplo, nomes de aulas ou valores agregados para perguntas de negócio). Tudo o que o gestor ou a equipa escreverem, incluindo nomes de clientes, também é enviado.
- Níveis gratuitos: os níveis gratuitos de alguns provedores podem utilizar os dados enviados para melhorar os seus modelos. Para perguntas que incluam dados de clientes, utilize um nível pago ou um modelo local (Ollama) e verifique os termos atuais do provedor e o respetivo acordo de tratamento de dados.
- Sem provedor, o assistente funciona em modo básico: uma pesquisa na documentação no seu computador, e nada é enviado para lado nenhum.
- Remover a chave: clique em Remover chave em Configurações → Assistente de IA e confirme. A chave é apagada da sua base de dados local e o assistente passa de imediato para o modo básico, pelo que nada mais é enviado para esse provedor. Se a chave puder ter sido divulgada, revogue-a também na consola do provedor (Google AI Studio ou a consola da Groq). A chave é guardada encriptada e nunca volta a ser mostrada depois de guardada.
Relatórios de erros
Os relatórios de erros ajudam o programador do Agon a encontrar e corrigir falhas. São opcionais e estão desativados por predefinição: nada é enviado a menos que o gestor do estúdio os ative em Configurações → Privacidade.
- O que é enviado: os detalhes técnicos de um erro inesperado (o tipo e a mensagem do erro, e o ponto do código onde ocorreu), a versão do Agon e o ID do seu estúdio, para que os relatórios possam ser agrupados. Antes de qualquer coisa sair do seu computador, o Agon remove endereços de e-mail, números de telefone, tokens de sessão e o conteúdo dos pedidos.
- Para onde vão: para o programador do Agon, através do serviço de monitorização de erros Sentry, com os dados armazenados na UE. O programador do Agon atua como seu subcontratante para estes dados, com o Sentry como subcontratante ulterior, nos termos do Acordo de Tratamento de Dados (artigo 28 do RGPD) na Seção 6 dos Termos de Serviço. Os endereços IP não são armazenados.
- Que aplicações: a sua escolha aplica-se à aplicação de secretária e à aplicação móvel e ao widget do site do seu estúdio. Só enviam relatórios se os tiver ativado.
- Retenção: os relatórios de erros são conservados por um máximo de 30 dias e depois eliminados automaticamente.
- Desativá-los: desative-os em Configurações → Privacidade. O envio para de imediato.
Base jurídica para o tratamento
Tem de ter uma base jurídica válida para armazenar e tratar os dados dos clientes. As bases mais comuns para estúdios de fitness:
- Contrato — o tratamento é necessário para gerir reservas, assinaturas e pagamentos (RGPD, art. 6.º, n.º 1, alínea b))
- Consentimento — quando trata dados opcionais (por exemplo, comunicações de marketing) — não aplicável na V1 do Agon, uma vez que não existem funcionalidades de marketing
- Obrigação jurídica — a conservação de registos financeiros é exigida pela legislação fiscal na maioria dos países (RGPD, art. 6.º, n.º 1, alínea c))
O Agon regista o consentimento automaticamente quando um cliente aceita a política de privacidade e os termos de serviço durante a criação da conta.
Exportação de dados do cliente
Ao abrigo do artigo 15.º do RGPD (direito de acesso) e do artigo 20.º (direito à portabilidade dos dados), um cliente pode solicitar uma cópia completa dos seus dados pessoais.
Para exportar os dados de um cliente:
- Abra o perfil do cliente na secção Clientes.
- Clique em Exportar dados.
- É gerado um ficheiro JSON que contém todos os dados detidos sobre esse cliente:
- Informações pessoais (nome, e-mail, telefone, data de nascimento)
- Todas as reservas e check-ins
- Todos os pagamentos
- Registo de consentimento RGPD
- Descarregue o ficheiro e envie-o ao cliente.
Tem 30 dias, a contar da data do pedido, para fornecer a exportação.
Eliminação do cliente (anonimização)
Ao abrigo do artigo 17.º do RGPD (direito ao apagamento), um cliente pode solicitar a eliminação dos seus dados pessoais.
No Agon, "eliminação" significa anonimização — os identificadores pessoais são substituídos por marcadores anónimos, enquanto os registos de reservas e o histórico de pagamentos são conservados para fins financeiros e estatísticos. Esta é a abordagem juridicamente correta: o RGPD permite a conservação de dados para fins comerciais legítimos, como a manutenção de registos fiscais e financeiros.
O que é anonimizado (removido):
- Nome completo → substituído por "Cliente Eliminado"
- Endereço de e-mail → substituído por um marcador anónimo
- Número de telefone → removido
- Data de nascimento → removida
- Fotografia de perfil → removida
O que é conservado (anonimizado, não identificável):
- Registos de reservas e presenças (valor estatístico; sem identificadores pessoais)
- Registos de pagamentos (exigidos pela regulamentação financeira)
Para anonimizar um cliente:
- Abra o perfil do cliente.
- Clique em Eliminar cliente.
- Leia o resumo do que será removido e do que será mantido.
- Clique em Confirmar eliminação.
Esta ação é permanente e não pode ser anulada.
Os clientes também podem iniciar a eliminação por si próprios a partir da aplicação móvel: Perfil → Privacidade → Eliminar a minha conta.
O registo de consentimento
Sempre que um cliente aceita a política de privacidade ou os termos de serviço — na criação da conta ou quando é publicada uma nova versão — o Agon regista:
- Que documento aceitou (política de privacidade ou termos de serviço)
- A versão do documento
- A data e a hora da aceitação
- O endereço IP do cliente
Para ver o registo de consentimento de um cliente:
- Abra o perfil do cliente.
- Desça até Registo de consentimento.
O registo de consentimento também é incluído na exportação de dados.
Política de privacidade
O Agon inclui um modelo de política de privacidade que tem de personalizar com os dados do seu estúdio antes de entrar em funcionamento. O modelo está disponível no assistente de integração e em Configurações → Política de Privacidade.
É da sua responsabilidade garantir que a sua política de privacidade é juridicamente adequada para a sua jurisdição. O modelo é apenas um ponto de partida — o Agon não é responsável pela sua exatidão jurídica.
Conservação de dados
Como todos os dados são armazenados na sua máquina, você controla durante quanto tempo são conservados. O Agon não elimina dados automaticamente (exceto como parte do processo de anonimização descrito acima).
Práticas recomendadas:
- Conserve os dados do cliente enquanto mantiver uma relação com ele
- Depois de um cliente solicitar a eliminação, anonimize os seus dados conforme descrito acima
- Os registos financeiros (pagamentos, faturas) devem ser conservados durante o período exigido pela legislação fiscal local (normalmente 7 a 10 anos)
- Cópias de segurança regulares garantem que tem uma cópia recuperável dos seus dados
Procedimento em caso de violação de dados
Se descobrir que a sua base de dados do Agon foi acedida por uma parte não autorizada (por exemplo, o seu computador foi roubado ou pirateado):
- Desligue imediatamente o computador da Internet
- Avalie que dados podem ter sido acedidos
- Notifique a sua própria autoridade nacional de proteção de dados (aquela perante a qual o seu estúdio responde enquanto responsável pelo tratamento) no prazo de 72 horas após a descoberta da violação (se for provável que a violação resulte num risco para os direitos das pessoas)
- Notifique os clientes afetados se existir um risco elevado para os seus direitos e liberdades
- Se precisar de ajuda para proteger a sua instalação, escreva para support@agon-studio.dev (não inclua dados de clientes no e-mail)
O que fazer se algo correr mal?
Um cliente afirma que nunca consentiu no tratamento de dados Verifique o registo de consentimento no perfil do cliente. O registo documenta todos os eventos de consentimento. Se criou uma conta no Agon, aceitou os termos nesse momento — o registo confirmá-lo-á.
Um cliente solicita dados que não consigo encontrar no Agon A exportação de dados abrange todos os dados armazenados no Agon. Se o cliente estiver a perguntar sobre dados de uma plataforma anterior, esses dados estão fora do âmbito do Agon.
Preciso de eliminar todos os dados (por exemplo, fecho do estúdio) O Agon não tem uma ferramenta de eliminação em massa na V1. Pode eliminar o ficheiro da base de dados do seu computador para remover todos os dados. Certifique-se primeiro de que resolveu todas as obrigações financeiras pendentes.