Migreren naar Agon
Na het lezen van deze pagina kun je je bestaande klantenlijst vanuit een spreadsheet of exportbestand naar Agon overzetten, controleren hoe elke kolom is gekoppeld, de import uitvoeren en de geïmporteerde klanten uitnodigen om hun accounts in te stellen.
De hulpmiddelen staan in de desktop-app onder Instellingen → Migratie. Dit tabblad is alleen zichtbaar voor Managers. Er is geen aparte onboarding-wizard: alles gebeurt in dat ene tabblad.
Hoe migratie werkt
Agon maakt geen verbinding met je oude platform en vraagt niet om je inloggegevens daarvoor. Je exporteert je gegevens zelf uit je huidige platform en uploadt het bestand naar Agon. Zo blijven je inloggegevens veilig en blijft alles binnen wat de meeste platforms toestaan.
In de app verloopt de migratie in drie stappen:
- Een sjabloon downloaden (optioneel) — een kant-en-klaar bestand met de juiste kolomnamen.
- Een bestand uploaden — Agon leest het en koppelt je kolommen aan zijn eigen velden.
- De kolomkoppeling controleren en importeren — controleer de koppelingen, corrigeer de verkeerde en bevestig.
Nadat de import klaar is, kun je uitnodigingsmails sturen naar iedereen die is geïmporteerd.
Wat je nu kunt importeren
Alleen klantimport. Op het tabblad Migratie staat: "Voorlopig is alleen het importeren van klanten beschikbaar. Het importeren van abonnementen en lessen volgt later."
Je kunt de sjablonen voor abonnementen en lessen vandaag al downloaden om die bestanden alvast voor te bereiden, maar de app kan ze nog niet importeren.
Omdat in Agon alles ervan afhangt dat klanten eerst bestaan, is het importeren van je klantenlijst hoe dan ook de juiste eerste stap. Zodra het importeren van abonnementen en lessen beschikbaar komt, doe je die daarna.
Ondersteunde bestanden
De uploadstap accepteert:
- CSV (
.csv) - Excel (
.xlsx) - JSON
De maximale bestandsgrootte is 10 MB. Als je export groter is, splits die dan in meerdere bestanden en importeer ze één voor één.
Stap 1 — Een sjabloon downloaden (optioneel)
Als je je bestand liever met de hand opbouwt, of als de export van je platform heel andere kolomnamen gebruikt, begin dan met een Agon-sjabloon.
- Open Instellingen → Migratie.
- Klik in het gedeelte Sjablonen downloaden op een van deze opties:
- Sjabloon voor klanten downloaden
- Sjabloon voor abonnementen downloaden
- Sjabloon voor lessen downloaden
- Open de gedownloade CSV in Excel of Google Sheets, vul je rijen in en sla die op als CSV.
Je hoeft geen sjabloon te gebruiken. Elk CSV-, Excel- of JSON-bestand werkt — met de koppelingsstap in Stap 3 kun je je kolommen op de velden van Agon afstemmen.
Kolommen van het klantensjabloon
| Kolom | Verplicht? | Opmerkingen |
|---|---|---|
full_name | Aanbevolen | Als een rij geen naam heeft, wordt het e-mailadres van de klant als naam gebruikt. |
email | Verplicht | Een rij zonder e-mailadres wordt overgeslagen. |
phone | Optioneel | |
date_of_birth | Optioneel | Gebruik YYYY-MM-DD (bijvoorbeeld 1990-01-15). |
Ter referentie bevatten de andere sjablonen deze kolommen (import nog niet beschikbaar):
- Abonnementen:
client_email,membership_type_name,starts_at,expires_at,credits_remaining - Lessen:
class_name,starts_at,ends_at,capacity,instructor_name
Stap 2 — Je gegevens exporteren uit je huidige platform
De meeste platforms hebben een selfservice-export.
- Zoek naar een export- of downloadoptie in het gedeelte Instellingen, Beheer of Gegevens van je huidige platform.
- Klantgegevens staan meestal onder Klanten, Leden of Contacten.
- Als er geen selfservice-export is, neem dan contact op met het ondersteuningsteam van het platform en vraag om een AVG-export voor gegevensoverdraagbaarheid op grond van artikel 20. Op grond van AVG-artikel 20 moet elk platform dat persoonsgegevens over je klanten bewaart, deze op verzoek aan je verstrekken in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.
Zie de AVG-gids voor hoe je dat verzoek formuleert en wat je doet als het platform niet meewerkt.
Stap 3 — Het bestand uploaden en de kolomkoppeling controleren
- Open Instellingen → Migratie.
- Kies onder Een bestand uploaden je CSV-, Excel- of JSON-bestand (tot 10 MB).
- Klik op Bestand analyseren.
- Agon toont de tabel Kolomkoppeling controleren. Het heeft elke kolom in je bestand al voor je aan een Agon-veld gekoppeld ("We hebben elke kolom in je bestand gekoppeld aan een Agon-veld").
- Controleer elke rij:
- Kolom in je bestand — de kop uit je bestand.
- Agon-veld — een vervolgkeuzemenu. De keuzes zijn Volledige naam, E-mail, Telefoon, Geboortedatum en — niet importeren —.
- Een kolom die Agon niet kon koppelen, toont een badge niet gekoppeld. Die wordt overgeslagen tenzij je er een veld voor kiest.
- Corrigeer elke verkeerde koppeling door het juiste veld in het vervolgkeuzemenu te kiezen. Zet een kolom op — niet importeren — om die bewust over te slaan.
- Als de tabel klopt, klik je op Import bevestigen.
Er is geen kleurgecodeerde zekerheidsindicatie en geen voorbeeld rij voor rij — Agon voert de import uit zodra je bevestigt.
Voor meer detail over hoe het koppelen werkt en hoe je het corrigeert, zie Kolomtoewijzing.
Stap 4 — Import voltooid
Wanneer de import klaar is, toont het tabblad:
- N geïmporteerd — klanten die aan Agon zijn toegevoegd.
- N overgeslagen — rijen die niet zijn geïmporteerd.
- Een lijst Overgeslagen rijen met een reden voor elke overgeslagen rij.
De twee redenen die je bij klantimport zult zien, zijn:
- Row missing email — de rij had geen waarde in de kolom die aan E-mail is gekoppeld, dus die kon niet worden geïmporteerd.
- Duplicate email skipped — er bestaat al een klant met dat e-mailadres in Agon. De bestaande klant blijft ongewijzigd.
Om een overgeslagen rij alsnog binnen te halen, corrigeer je die in je bronbestand (voeg het ontbrekende e-mailadres toe of verwijder het duplicaat) en voer je de import opnieuw uit met het gecorrigeerde bestand.
Stap 5 — De geïmporteerde klanten uitnodigen
Klantwachtwoorden verlaten je oude platform nooit — ze worden daar als onomkeerbare hashes opgeslagen — dus geïmporteerde klanten hebben een uitnodiging nodig om hun eigen Agon-wachtwoord in te stellen.
Na de import zijn er twee acties beschikbaar:
- Uitnodigingsmails versturen — stuurt elke klant die in deze taak is geïmporteerd een persoonlijke aanmeldlink.
- Uitnodigingenlijst downloaden (CSV) — een bestand met het e-mailadres en de persoonlijke uitnodigingslink van elke klant, zodat je de uitnodigingen met je eigen e-mailtool kunt versturen.
Uitnodigingslinks verlopen 7 dagen nadat ze zijn aangemaakt. Als een link verloopt voordat een klant die gebruikt, voer je de import voor die klant opnieuw uit (of gebruik je een nieuwe uitnodigingenlijst) om een nieuwe te genereren.
Er is geen scherm met uitnodigingsgeschiedenis en geen knop om per klant opnieuw te versturen.
Een migratie hervatten
Het tabblad Migratie onthoudt waar je was gebleven:
- Als je een bestand hebt geanalyseerd maar niet geïmporteerd, upload dan hetzelfde bestand opnieuw om terug te keren naar de tabel Kolomkoppeling controleren en af te ronden.
- Als een import al is voltooid, opent het tabblad op de stap Import voltooid zodat je uitnodigingen kunt versturen.
Wat als er iets misgaat?
Mijn oude platform geeft me geen gegevensexport Op grond van AVG-artikel 20 (recht op gegevensoverdraagbaarheid) moet elk platform dat persoonsgegevens over je klanten opslaat, die gegevens op verzoek aan je verstrekken in een gestructureerd, machineleesbaar formaat. Stuur een schriftelijk verzoek naar hun ondersteuningsteam. Als zij weigeren of niet binnen 30 dagen reageren, kun je escaleren naar je nationale gegevensbeschermingsautoriteit. Zie de AVG-gids.
De kolomkoppelingen kloppen niet
Corrigeer ze in de tabel Kolomkoppeling controleren met het vervolgkeuzemenu in de kolom Agon-veld. Je kunt ook de koppen in je bestand hernoemen naar full_name, email, phone en date_of_birth en het opnieuw uploaden. Zie Kolomtoewijzing.
Sommige rijen zijn overgeslagen Open de lijst Overgeslagen rijen en lees de reden. "Row missing email" betekent dat de rij geen e-mailadres had; "Duplicate email skipped" betekent dat die klant al in Agon bestaat. Corrigeer het bronbestand en importeer het opnieuw.
Een klant heeft de uitnodiging niet ontvangen, of de link is verlopen Vraag de klant om de spammap te controleren. Uitnodigingslinks zijn 7 dagen geldig; om een nieuwe uit te geven, voer je de import voor die klant opnieuw uit of stuur je een nieuwe uitnodigingenlijst. Er is geen knop om opnieuw te versturen.
Ik zie het tabblad Migratie niet Het wordt alleen aan Managers getoond. Vraag een Manager in je studio om de migratie uit te voeren of om je rol te wijzigen.
Ik moet abonnementen of lessen importeren Voorlopig is alleen klantimport beschikbaar. Importeer je klanten vandaag; abonnementen en lessen kunnen in een latere release worden geïmporteerd.