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Facturation

Cette page explique comment configurer les informations de facturation de votre studio et générer un PDF de facture pour un paiement ou une vente de produit.

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Avant de commencer — ce que cette fonctionnalité est et n'est pas​

Seuls les studio managers peuvent accéder à Factures dans la barre latérale de gauche. Cette fonctionnalité n'a aucune surface côté client.

La facturation d'Agon est un générateur de documents, pas un service de conformité automatisé. Lisez ceci avant de vous y fier :

  • Les taux de taxe sont toujours saisis par vous — soit saisis par facture, soit (pour les studios de l'UE uniquement) repris d'un taux de TVA par défaut à l'échelle du studio que vous définissez une fois dans les Paramètres. Agon ne recherche pas automatiquement les taux de TVA ou de taxe sur les ventes. Il n'a aucune connexion à une base de données de taux de taxe, et la taxe sur les ventes aux États-Unis en particulier varie selon l'État et la localité d'une manière qu'Agon ne tente pas de modéliser.
  • Il n'y a aucune transmission à un réseau de facturation électronique. Les factures ne sont jamais transmises au système propre d'une autorité fiscale — par exemple, les factures d'un studio italien ne sont pas envoyées au Sistema di Interscambio (SDI), et aucun numéro de TVA de l'UE n'est validé auprès de VIES. Agon produit un document, pas une déclaration.
  • Ceci ne constitue pas un conseil juridique ou fiscal. Confirmez avec votre propre comptable ou conseiller fiscal que les taux que vous saisissez et les factures qu'Agon produit satisfont vos obligations locales réelles.

Chaque PDF généré porte visiblement cette clause de non-responsabilité, afin que quiconque lit la facture voie la même limitation.

Vue d'ensemble​

Une facture peut être générée à partir de tout paiement d'abonnement finalisé ou de toute vente de produit enregistrée (y compris les ventes au comptoir anonymes — voir Point de vente / Vente au détail). Il ne peut jamais exister qu'une seule facture par paiement ou par vente ; générer une seconde facture pour la même source est rejeté.

Les champs qui apparaissent sur la facture dépendent du pays de votre studio, défini une fois dans les Paramètres :

  • Les pays de l'UE obtiennent une facture avec TVA — numéros de TVA du vendeur et de l'acheteur (lorsque le client en a un enregistré), une ventilation par article, le taux de TVA, le montant de TVA, le sous-total et le total.
  • Les États-Unis obtiennent une facture avec taxe sur les ventes — un taux et un montant de taxe sur les ventes à la place des champs de TVA (pas de champs de numéro de TVA, puisqu'ils ne s'appliquent pas). Il n'y a pas de valeur par défaut à l'échelle du studio pour la taxe sur les ventes aux États-Unis — vous saisissez un taux sur chaque facture.
  • Tout autre pays obtient une simple facture générique — informations vendeur/acheteur, articles, sous-total et total, sans ventilation de taxe présentée comme conforme pour cette juridiction.

Chaque facture fige quel modèle s'est appliqué ainsi que les informations vendeur/acheteur au moment où elle a été générée, de sorte que changer le pays de votre studio ultérieurement ne réécrit jamais une facture passée.

Configurer les informations de facturation de votre studio​

  1. Allez dans Paramètres dans la barre latérale de gauche.
  2. Repérez la section Facturation.
  3. Définissez :
    • Pays — cela décide quel modèle de facture Agon utilise (TVA UE, taxe sur les ventes US, ou générique).
    • Identifiant fiscal / Numéro de TVA — l'identifiant fiscal propre à votre studio, imprimé sur chaque facture.
    • Taux de TVA par défaut (%) — utilisé uniquement pour les studios de l'UE. Appliqué automatiquement aux nouvelles factures lorsque vous ne saisissez pas de taux manuellement. Laissez-le vide pour toujours saisir un taux à la main.
  4. Enregistrez vos modifications.

Pour les clients qui ont besoin de leur propre numéro de TVA ou identifiant fiscal sur une facture (par exemple, une entreprise réservant un pack pour ses salariés), enregistrez un nom de facturation, une adresse de facturation et un identifiant fiscal sur le profil de ce client — lorsqu'ils sont définis, ceux-ci apparaissent sur toute facture générée pour ce client à la place du nom et de l'adresse ordinaires de son profil.

Générer une facture​

  1. Allez dans Factures dans la barre latérale de gauche.
  2. Cliquez sur Générer une facture.
  3. Choisissez l'onglet source : À partir d'un paiement ou À partir d'une vente de produit.
  4. Recherchez et sélectionnez un Client — ou, dans l'onglet Vente de produit, cliquez sur Parcourir plutôt les ventes au comptoir pour trouver une vente anonyme sans client rattaché.
  5. Sélectionnez le paiement ou la vente précis à facturer dans la liste.
  6. Si un champ Taux de taxe apparaît (studios de l'UE ou des États-Unis uniquement), saisissez un taux, ou laissez-le vide pour utiliser le taux de TVA par défaut de votre studio si un taux est configuré.
  7. Cliquez sur Générer.

La nouvelle facture apparaît dans la liste avec son numéro de facture, le client (ou « Walk-in »), le type de source, la juridiction, le total et la date. Les numéros de facture sont séquentiels par studio et ne sautent jamais un numéro.

Télécharger le PDF​

  1. Repérez la facture dans la liste.
  2. Cliquez sur Télécharger le PDF.

Le PDF se télécharge sur votre ordinateur, y compris la clause de limitation de périmètre décrite ci-dessus.

Que faire si quelque chose ne fonctionne pas ?​

La source que je veux facturer n'apparaît pas INVOICE_SOURCE_NOT_FOUND — seul un paiement finalisé ou une vente de produit enregistrée peut être facturé. Vérifiez que le paiement est effectivement finalisé, ou que la vente a été enregistrée correctement.

Agon ne me laisse pas générer une seconde facture pour le même paiement ou la même vente INVOICE_ALREADY_EXISTS — Agon ne crée jamais qu'une seule facture par paiement ou par vente, pour éviter des numéros de facture en double accidentels pour la même transaction. Repérez plutôt la facture existante dans la liste et téléchargez-la à nouveau.

Agon indique qu'un taux de taxe est requis INVOICE_TAX_RATE_REQUIRED — cela se produit pour les juridictions de l'UE ou des États-Unis lorsqu'aucun taux n'a été saisi et, pour les studios de l'UE, qu'aucun taux de TVA par défaut n'est configuré dans les Paramètres. Saisissez un taux sur la facture, ou définissez un taux de TVA par défaut dans les Paramètres pour que les futures factures de l'UE n'en aient pas besoin à chaque fois.

Je ne parviens pas à télécharger le PDF d'une facture INVOICE_PDF_NOT_FOUND — aucun fichier PDF n'est enregistré pour cette facture. Essayez de générer à nouveau la facture à partir de la même source ; si le problème persiste, contactez le support.

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