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Paie du personnel

Cette page explique comment configurer la façon dont les membres du personnel sont rémunérés, générer un traitement de paie et consigner que vous les avez payés.

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Avant de commencer​

Seuls les studio managers peuvent accéder à Paie du personnel dans la barre latérale de gauche. Cette fonctionnalité n'a aucune surface côté client — les clients ne voient jamais la configuration de rémunération ni les traitements de paie.

La Paie du personnel d'Agon sert uniquement à la tenue de registres, ce n'est pas un processeur de paiement. Elle ne transfère d'argent à personne. Vous payez toujours le personnel comme vous l'avez toujours fait — virement bancaire, espèces, ou de la façon dont votre studio procède — puis vous utilisez Marquer comme payé ensuite pour consigner que cela a eu lieu, afin que vos registres reflètent la réalité.

Les membres du personnel sont sélectionnés dans votre liste d'instructeurs existante. Si une personne que vous payez via Agon n'apparaît pas comme membre du personnel sélectionnable, elle a d'abord besoin d'un profil d'instructeur, sous Instructeurs dans la barre latérale de gauche.

Vue d'ensemble​

La rémunération d'un membre du personnel est constituée d'une ou plusieurs composantes de rémunération, et vous pouvez activer plusieurs types différents pour la même personne à la fois. Par exemple, un instructeur pourrait percevoir un taux horaire pour les cours qu'il donne, une prime forfaitaire par cours et une commission sur les produits de détail qu'il vend — le tout simultanément. Les types de composantes disponibles sont :

  • Horaire — un taux multiplié par les heures données. Les heures proviennent de la durée des cours terminés de cet instructeur pendant la période de paie.
  • Par cours — un montant forfaitaire pour chaque cours terminé que l'instructeur a donné pendant la période.
  • Commission — un pourcentage des ventes de produits de détail que le membre du personnel a enregistrées (voir Point de vente / Vente au détail). La commission sur les paiements d'abonnement ou de cours n'est pas encore prise en charge.
  • Salaire fixe — un salaire récurrent, calculé au prorata de la durée de la période de paie (un traitement de salaire mensuel pour une demi-période paie la moitié du salaire).

Un membre du personnel ne peut avoir qu'une seule composante active de chaque type à la fois — par exemple, un seul taux horaire actif — mais n'importe quelle combinaison de types différents peut être active ensemble.

Une fois que vous avez configuré les composantes de rémunération, vous générez un traitement de paie pour une plage de dates. Agon calcule une ligne par membre du personnel et par composante active, en montrant exactement comment chaque chiffre a été obtenu afin que vous puissiez le vérifier avant de payer qui que ce soit. Un traitement commence à l'état de brouillon et peut être régénéré librement ; une fois satisfait, vous le finalisez, ce qui verrouille les montants de façon permanente. Après la finalisation, vous marquez chaque ligne comme payée une fois que vous avez effectivement payé cette personne en dehors d'Agon.

Configurer les composantes de rémunération​

  1. Allez dans Paie du personnel dans la barre latérale de gauche.
  2. Cliquez sur Ajouter une composante.
  3. Choisissez le Membre du personnel dans la liste (instructeurs uniquement).
  4. Choisissez le Type de composante : Horaire, Par cours, Commission ou Salaire fixe.
  5. Saisissez le taux :
    • Horaire et Par cours — saisissez le montant par heure ou par cours.
    • Commission — saisissez un pourcentage (par exemple 10 pour 10 %).
    • Salaire fixe — saisissez le montant du salaire, puis choisissez une Période de salaire : Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle.
  6. Cliquez sur Ajouter une composante.

La composante apparaît dans le tableau avec le membre du personnel, le type, le taux et un badge Active / Inactive. Répétez ces étapes pour ajouter d'autres types de composantes pour le même membre du personnel — chaque type est indépendant, de sorte qu'un membre du personnel peut avoir un taux horaire, un taux par cours, une commission et un salaire fixe tous actifs ensemble.

Modifier une composante​

  1. Repérez la composante dans le tableau et cliquez sur Modifier.
  2. Mettez à jour le taux (et la Période de salaire, pour une composante de salaire fixe).
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Le membre du personnel et le type de composante ne peuvent pas être modifiés une fois la composante créée — désactivez-la et ajoutez-en une nouvelle à la place si vous devez changer l'un ou l'autre.

Désactiver une composante​

  1. Repérez la composante dans le tableau et cliquez sur Désactiver.
  2. Confirmez.

Désactiver une composante la retire des traitements de paie futurs. Cela ne supprime pas son historique — tout traitement de paie passé qui l'a déjà utilisée conserve ses montants calculés inchangés. Vous pouvez ensuite ajouter une nouvelle composante active du même type pour ce membre du personnel.

Générer un traitement de paie​

  1. Allez dans Paie du personnel dans la barre latérale de gauche et basculez sur l'onglet Traitements de paie.
  2. Cliquez sur Générer un traitement.
  3. Choisissez une date de Début de période et de Fin de période.
  4. Cliquez sur Générer.

Agon calcule une ligne par membre du personnel et par composante de rémunération active pour cette période et ouvre la vue de détail du traitement. Un traitement nouvellement généré est un brouillon — vous pouvez le vérifier, et si quelque chose semble incorrect (par exemple, un taux à corriger), corrigez la composante de rémunération et générez un nouveau traitement pour la même période ; la régénération crée simplement un nouveau calcul de brouillon.

Lire la ventilation​

Chaque ligne d'un traitement montre exactement comment son montant a été obtenu :

  • Horaire — heures données × taux (par exemple « 12,50 heures × 20,00/h »).
  • Par cours — nombre de cours donnés × taux par cours.
  • Commission — les revenus des ventes de produits que le membre du personnel a enregistrées × le pourcentage de commission.
  • Salaire fixe — le montant du salaire, la période de salaire et le nombre de jours du traitement sur lequel le prorata est basé.

Utilisez cela pour confirmer chaque chiffre avant de finaliser le traitement et de payer qui que ce soit.

Finaliser un traitement​

  1. Ouvrez la vue de détail du traitement.
  2. Cliquez sur Finaliser.
  3. Confirmez.

La finalisation est irréversible — une fois qu'un traitement est finalisé, ses montants calculés ne changent plus jamais. Ne finalisez un traitement qu'une fois certain que chaque ligne est correcte.

Marquer une ligne comme payée​

Faites ceci après avoir effectivement payé un membre du personnel en dehors d'Agon — par virement bancaire, en espèces, ou de la façon dont vous le payez habituellement.

  1. Ouvrez la vue de détail d'un traitement finalisé.
  2. Repérez la ligne du membre du personnel et cliquez sur Marquer comme payé.
  3. Éventuellement, ajoutez une Note (par exemple, à quel virement bancaire cela correspond).
  4. Cliquez sur Marquer comme payé.

Le statut de la ligne passe à Payée, avec toute note que vous avez ajoutée. Marquer une ligne comme payée est une simple écriture comptable — aucun argent ne circule à l'intérieur d'Agon.

Que faire si quelque chose ne fonctionne pas ?​

Un membre du personnel ne peut pas être ajouté à nouveau avec le même type de composante STAFF_PAY_COMPONENT_DUPLICATE_TYPE — ce membre du personnel a déjà une composante active de ce type. Modifiez la composante existante à la place, ou désactivez-la d'abord si vous devez la remplacer.

Agon ne me laisse pas enregistrer une composante de salaire fixe STAFF_PAY_COMPONENT_SALARY_PERIOD_REQUIRED — une composante de salaire fixe nécessite une Période de salaire (Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle). Choisissez-en une et réessayez.

Agon rejette une Période de salaire sur une composante qui n'est pas un salaire STAFF_PAY_COMPONENT_SALARY_PERIOD_NOT_APPLICABLE — la Période de salaire ne s'applique qu'aux composantes de Salaire fixe. Laissez-la vide pour les composantes Horaire, Par cours ou Commission.

La génération d'un traitement indique que la période est invalide PAYROLL_INVALID_PERIOD — la date de fin est antérieure à la date de début. Vérifiez les deux dates et réessayez.

Je ne parviens pas à finaliser un traitement PAYROLL_RUN_ALREADY_FINALIZED — ce traitement a déjà été finalisé. La finalisation ne fonctionne qu'une fois par traitement ; générez un nouveau traitement si vous devez apporter d'autres modifications pour cette période.

Je ne parviens pas à marquer une ligne comme payée PAYROLL_RUN_NOT_FINALIZED — les lignes ne peuvent être marquées comme payées que sur un traitement finalisé. Finalisez d'abord le traitement.

Un membre du personnel que je veux payer n'est pas dans la liste La sélection du personnel s'appuie actuellement sur votre liste d'instructeurs. Si la personne n'a pas de profil d'instructeur, ajoutez-en un d'abord sous Instructeurs dans la barre latérale de gauche.

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