Rendez-vous
Cette page explique comment configurer des prestations de rendez-vous réservables, définir les disponibilités des instructeurs, et réserver, gérer et annuler des rendez-vous individuels depuis l'application de bureau.
Libellé de navigation — Rendez-vous : EN: Appointments · IT: Appuntamenti · FR: Rendez-vous · DE: Termine · ES: Citas · PT: Compromissos · NL: Afspraken
Avant de commencer
Les rendez-vous sont le système d'Agon pour les réservations individuelles — entraînement personnel, massage, coaching privé, ou toute prestation où un client rencontre un instructeur — par opposition aux cours collectifs. Allez dans Rendez-vous dans la barre latérale de gauche pour commencer. La page comporte trois onglets :
- À venir — accessible aux managers et aux instructeurs. Liste tous les rendez-vous et permet au personnel d'annuler, de terminer ou de marquer une non-présentation.
- Prestations — réservé au manager. Définit les types de rendez-vous que les clients peuvent réserver.
- Disponibilités — accessible aux managers (pour tout instructeur) et aux instructeurs (pour eux-mêmes uniquement).
Avant qu'un client ou un manager puisse réserver un rendez-vous, vous avez besoin d'au moins une prestation de rendez-vous active et d'au moins une plage de disponibilité définie pour l'instructeur qui l'assurera.
Réserver un rendez-vous utilise le même système de crédit d'abonnement que la réservation d'un cours — un client a besoin d'un abonnement actif avec un crédit disponible. Il n'existe pas de tarification ni de parcours de paiement distinct pour les rendez-vous dans cette version.
Configurer des prestations de rendez-vous
Une prestation de rendez-vous est un type de prestation réservable — par exemple « Entraînement personnel » ou « Massage de 60 minutes » — avec une durée fixe et un temps tampon facultatif.
- Allez dans Rendez-vous → Prestations.
- Cliquez sur Nouvelle prestation.
- Renseignez les détails :
- Nom — par exemple « Entraînement personnel »
- Description — facultatif, décrit ce que la prestation inclut
- Durée (min) — la durée de chaque rendez-vous de ce type
- Temps tampon (min) — un intervalle imposé après chaque rendez-vous avant qu'un autre puisse commencer pour le même instructeur (par exemple pour permettre la rotation de la salle ou une courte pause). Laissez à 0 pour aucun intervalle.
- Cliquez sur Enregistrer.
La nouvelle prestation apparaît dans la liste comme Active et devient immédiatement réservable.
Modifier une prestation
Cliquez sur la ligne d'une prestation pour l'ouvrir, modifiez les détails et enregistrez. Les rendez-vous déjà réservés pour cette prestation conservent leur durée et leur temps tampon d'origine — seules les réservations futures utilisent les valeurs mises à jour.
Désactiver une prestation
- Repérez la prestation dans la liste.
- Cliquez sur Désactiver.
- Confirmez.
La désactivation est une suppression réversible : la prestation cesse d'apparaître pour les nouvelles réservations, mais rien n'est supprimé — tous les rendez-vous déjà réservés pour cette prestation sont intégralement conservés. Il n'existe pas d'option de suppression définitive.
Définir les disponibilités des instructeurs
Les disponibilités définissent les plages horaires hebdomadaires pendant lesquelles un instructeur peut être réservé pour des rendez-vous. Les créneaux disponibles présentés à un client ou à un manager lors de la réservation sont calculés à partir de ces plages, moins les rendez-vous confirmés existants de l'instructeur et le temps tampon de la prestation réservée.
- Allez dans Rendez-vous → Disponibilités.
- Si vous êtes manager, sélectionnez l'instructeur dans le menu déroulant en haut. Si vous êtes instructeur, cet onglet est automatiquement limité à votre propre planning.
- Pour n'importe quel jour de la semaine, définissez une Heure de début et une Heure de fin, puis cliquez sur Ajouter une plage.
- Répétez pour autant de jours et de plages que nécessaire. Un instructeur peut avoir plusieurs plages le même jour (par exemple une plage le matin et une plage distincte le soir).
Pour supprimer une plage, cliquez sur le × à côté de celle-ci.
Un manager peut gérer les disponibilités de n'importe quel instructeur. Un instructeur ne peut gérer que les siennes — cela reflète la même restriction que le backend applique à chaque requête.
Une limitation actuelle : pas d'exceptions à des dates précises
Les disponibilités sont hebdomadaires récurrentes uniquement. Agon ne prend pas encore en charge les exceptions ponctuelles ni les dérogations pour jours fériés — par exemple, vous ne pouvez pas marquer un instructeur précis comme indisponible à une seule date à venir tout en conservant intact son planning hebdomadaire habituel. Si un instructeur doit s'absenter, vous devez supprimer la plage récurrente concernée et la rajouter ensuite, ou vous coordonner manuellement avec l'instructeur pour éviter que de nouvelles réservations tombent à cette date. C'est un manque réel, pas un réglage caché — c'est prévu dans la feuille de route mais pas disponible aujourd'hui.
Réserver un rendez-vous
Un manager ou un instructeur peut réserver un rendez-vous au nom d'un client depuis l'application de bureau.
- Allez dans Rendez-vous → À venir.
- Cliquez sur Nouveau rendez-vous.
- Sélectionnez une Prestation.
- Sélectionnez un Instructeur.
- Choisissez une Date.
- Choisissez l'un des créneaux disponibles affichés. Les créneaux sont calculés à partir des disponibilités de l'instructeur pour ce jour de la semaine, moins ses rendez-vous confirmés existants et le temps tampon de la prestation — si rien n'est affiché, il n'y a aucun créneau valide pour cette combinaison à cette date.
- Recherchez et sélectionnez le Client concerné par ce rendez-vous.
- Éventuellement, ajoutez des Notes.
- Cliquez sur Confirmer la réservation.
Le rendez-vous est créé avec le statut Confirmé, et un crédit est déduit de l'abonnement actif du client — exactement comme pour une réservation de cours.
Un manager ou un instructeur peut réserver au nom de n'importe quel client. Un client qui réserve depuis son propre compte ne peut réserver que pour lui-même — l'application mobile impose cela en n'exposant tout simplement pas de champ de sélection de client.
Gérer les rendez-vous à venir
L'onglet À venir liste les rendez-vous sous forme de tableau de type agenda : date et heure, prestation, instructeur, client et statut. Utilisez les filtres instructeur et statut, ainsi que l'option À venir uniquement, pour restreindre la liste.
Annuler un rendez-vous
- Repérez le rendez-vous et cliquez sur Annuler.
- Confirmez dans la boîte de dialogue.
L'annulation d'un rendez-vous suit la même politique d'annulation que l'annulation d'une réservation de cours (voir Paramètres — politique d'annulation) :
- Annulé avant la fenêtre d'annulation configurée par le studio : le crédit du client est recrédité.
- Annulé à l'intérieur de la fenêtre d'annulation par le client lui-même (une annulation tardive) : le crédit est recrédité, sauf si le réglage L'annulation tardive déduit un crédit de votre studio est activé, auquel cas il est conservé — et si des Frais d'annulation tardive sont configurés, ils sont facturés.
- Annulé par un manager ou un instructeur — même à l'intérieur de la fenêtre d'annulation — n'est jamais traité comme une annulation tardive. Le crédit est recrédité et aucun frais n'est facturé, puisque la politique d'annulation tardive est censée s'appliquer à la décision du client d'annuler tardivement, et non à une annulation à l'initiative du personnel.
Marquer un rendez-vous comme terminé ou comme non-présentation
Une fois que l'heure de début d'un rendez-vous est passée, le personnel peut mettre à jour son issue :
- Cliquez sur Terminer pour marquer que le client était présent.
- Cliquez sur Non-présentation pour marquer que le client n'était pas présent. Si des Frais de non-présentation sont configurés dans les Paramètres, ils sont facturés automatiquement — le même mécanisme que pour les non-présentations aux cours.
Seul un rendez-vous confirmé peut être marqué comme terminé, non-présentation ou annulé. Une fois qu'un rendez-vous est passé à tout autre statut, ces actions ne sont plus disponibles pour lui.
Que faire si quelque chose ne fonctionne pas ?
« Cette prestation n'est pas proposée actuellement » lors de la réservation La prestation de rendez-vous a été désactivée après que le client ou le manager a commencé le parcours de réservation. Actualisez l'onglet Prestations, réactivez la prestation si elle doit encore être réservable, ou choisissez-en une active.
« Cet instructeur n'est pas actif actuellement » lors de la réservation Le compte utilisateur de l'instructeur a été désactivé. Réactivez le compte de l'instructeur, ou choisissez un autre instructeur.
Aucun créneau disponible n'apparaît pour une combinaison prestation/instructeur/date Cela signifie généralement l'une des choses suivantes : l'instructeur n'a aucune plage de disponibilité définie pour ce jour de la semaine, toute la journée est déjà réservée une fois le temps tampon pris en compte, ou la date est dans le passé. Vérifiez l'onglet Disponibilités pour cet instructeur et ce jour de la semaine.
« L'heure demandée est en dehors des disponibilités de l'instructeur » L'heure de début et de fin demandée ne tient pas entièrement dans l'une des plages de disponibilité actives de l'instructeur pour ce jour de la semaine. Cela peut arriver si les disponibilités ont été modifiées ou supprimées après le premier affichage des créneaux. Actualisez et choisissez à nouveau un créneau.
« Ce créneau entre en conflit avec un autre rendez-vous » Un autre rendez-vous a été réservé pour cet instructeur entre-temps (ou le créneau demandé ne laisse pas assez de place pour le temps tampon de la prestation avant/après un rendez-vous voisin). Actualisez les créneaux disponibles et choisissez-en un autre.
Un client ne peut pas être réservé car il n'a aucun abonnement ni crédit valide Les rendez-vous utilisent le même crédit d'abonnement que les cours. Vérifiez l'abonnement du client dans son profil — il a besoin d'un abonnement actif avec au moins un crédit disponible.
J'ai besoin de modifier les disponibilités d'un instructeur mais il a déjà des rendez-vous réservés Supprimer une plage de disponibilité n'annule pas les rendez-vous déjà réservés à l'intérieur de celle-ci — ceux-ci restent confirmés. Cela empêche seulement de nouvelles réservations pour des plages qui n'existent plus.