Citas
Esta página explica cómo configurar servicios de cita reservables, definir la disponibilidad del instructor y reservar, gestionar y cancelar citas individuales desde la aplicación de escritorio.
Etiqueta de navegación — Citas: EN: Appointments · IT: Appuntamenti · FR: Rendez-vous · DE: Termine · ES: Citas · PT: Compromissos · NL: Afspraken
Antes de empezar
Las citas son el sistema de Agon para las reservas individuales — entrenamiento personal, masaje, coaching privado o cualquier servicio en el que un cliente se reúne con un instructor — a diferencia de las clases de grupo. Ve a Citas en la barra lateral izquierda para empezar. La página tiene tres pestañas:
- Próximas — disponible para managers e instructores. Lista todas las citas y permite al personal cancelar, completar o marcar una ausencia.
- Servicios — solo para el manager. Define los tipos de cita que los clientes pueden reservar.
- Disponibilidad — disponible para managers (para cualquier instructor) e instructores (solo para ellos mismos).
Antes de que un cliente o un manager pueda reservar una cita, necesitas al menos un servicio de cita activo y al menos una ventana de disponibilidad establecida para el instructor que la va a impartir.
Reservar una cita usa el mismo sistema de crédito de membresía que reservar una clase — un cliente necesita una membresía activa con un crédito disponible. No hay un flujo de precios o de pago aparte para las citas en esta versión.
Configurar servicios de cita
Un servicio de cita es un tipo de servicio reservable — por ejemplo "Entrenamiento personal" o "Masaje de 60 minutos" — con una duración fija y un tiempo de margen opcional.
- Ve a Citas → Servicios.
- Haz clic en Nuevo servicio.
- Rellena los detalles:
- Nombre — p. ej., "Entrenamiento personal"
- Descripción — opcional, describe qué incluye el servicio
- Duración (min) — cuánto dura cada cita de este tipo
- Tiempo de margen (min) — un intervalo que se impone después de cada cita antes de que pueda empezar otra para el mismo instructor (p. ej., para permitir la rotación de la sala o una pausa breve). Déjalo en 0 para que no haya intervalo.
- Haz clic en Guardar.
El nuevo servicio aparece en la lista como Activo y se vuelve reservable de inmediato.
Editar un servicio
Haz clic en cualquier fila de servicio para abrirla, cambia los detalles y guarda. Las citas ya reservadas contra este servicio mantienen su duración y su margen originales — solo las reservas futuras usan los valores actualizados.
Desactivar un servicio
- Localiza el servicio en la lista.
- Haz clic en Desactivar.
- Confirma.
Desactivar es una eliminación lógica: el servicio deja de aparecer para nuevas reservas, pero no se elimina nada — todas las citas existentes reservadas contra él se conservan por completo. No hay opción de eliminación definitiva.
Establecer la disponibilidad del instructor
La disponibilidad define las ventanas de tiempo semanales durante las cuales se puede reservar a un instructor para citas. Las franjas horarias disponibles que se muestran a un cliente o manager durante la reserva se calculan a partir de estas ventanas, menos las citas confirmadas existentes del instructor y el tiempo de margen del servicio que se está reservando.
- Ve a Citas → Disponibilidad.
- Si eres manager, selecciona el instructor en el desplegable de la parte superior. Si eres instructor, esta pestaña se limita automáticamente a tu propia agenda.
- Para cualquier día de la semana, establece una Hora de inicio y una Hora de fin y haz clic en Añadir ventana.
- Repite para tantos días y ventanas como necesites. Un instructor puede tener más de una ventana el mismo día (p. ej., una ventana por la mañana y otra aparte por la tarde).
Para eliminar una ventana, haz clic en la × que hay junto a ella.
Un manager puede gestionar la disponibilidad de cualquier instructor. Un instructor solo puede gestionar la suya — esto refleja la misma restricción que el backend impone en cada solicitud.
Una limitación actual: sin excepciones para fechas concretas
La disponibilidad es solo semanal recurrente. Agon todavía no admite excepciones puntuales ni anulaciones por festivos — por ejemplo, no puedes marcar a un instructor concreto como no disponible en una fecha próxima concreta manteniendo intacta su agenda semanal habitual. Si un instructor va a estar ausente, tienes que eliminar la ventana recurrente correspondiente y volver a añadirla después, o coordinarte manualmente con el instructor para evitar que caigan nuevas reservas en esa fecha. Esto es una carencia real, no un ajuste oculto — está en la hoja de ruta pero no está disponible hoy.
Reservar una cita
Un manager o un instructor puede reservar una cita en nombre de un cliente desde la aplicación de escritorio.
- Ve a Citas → Próximas.
- Haz clic en Nueva cita.
- Selecciona un Servicio.
- Selecciona un Instructor.
- Elige una Fecha.
- Elige una de las franjas horarias disponibles que se muestran. Las franjas se calculan a partir de la disponibilidad del instructor para ese día de la semana, menos cualquiera de sus citas confirmadas existentes y el tiempo de margen del servicio — si no se muestra nada, no hay franjas válidas para esa combinación en esa fecha.
- Busca y selecciona el Cliente para el que es esta cita.
- Opcionalmente añade Notas.
- Haz clic en Confirmar reserva.
La cita se crea con el estado Confirmada, y se descuenta un crédito de la membresía activa del cliente — exactamente como ocurriría con la reserva de una clase.
Un manager o un instructor puede reservar en nombre de cualquier cliente. Un cliente que reserva desde su propia cuenta solo puede reservar para sí mismo — la aplicación móvil lo impone al no exponer en absoluto un campo de selección de cliente.
Gestionar las citas próximas
La pestaña Próximas lista las citas como una tabla estilo agenda: fecha y hora, servicio, instructor, cliente y estado. Usa los filtros de instructor y estado, y el interruptor Solo próximas, para acotar la lista.
Cancelar una cita
- Localiza la cita y haz clic en Cancelar.
- Confirma en el diálogo.
Cancelar una cita sigue la misma política de cancelación que cancelar la reserva de una clase (consulta Configuración — política de cancelación):
- Cancelada antes de la ventana de cancelación configurada por el estudio: se reembolsa el crédito del cliente.
- Cancelada dentro de la ventana de cancelación por el propio cliente (una cancelación tardía): el crédito se reembolsa salvo que el ajuste La cancelación tardía descuenta crédito de tu estudio esté activado, en cuyo caso se conserva — y si hay un cargo por cancelación tardía configurado, se cobra.
- Cancelada por un manager o un instructor — incluso dentro de la ventana de cancelación — nunca se trata como una cancelación tardía. El crédito se reembolsa y no se cobra ningún cargo, ya que la política de cancelación tardía está pensada para aplicarse a la decisión del propio cliente de cancelar tarde, no a una cancelación iniciada por el personal.
Marcar una cita como completada o como ausencia
Una vez que ha pasado la hora de inicio de una cita, el personal puede actualizar su resultado:
- Haz clic en Completar para marcar que el cliente asistió.
- Haz clic en Ausencia para marcar que el cliente no asistió. Si hay un cargo por no presentarse configurado en Configuración, se cobra automáticamente — el mismo mecanismo que se usa para las ausencias en clases.
Solo una cita confirmada puede marcarse como completada, ausencia o cancelada. Una vez que una cita ha pasado a cualquier otro estado, estas acciones ya no están disponibles para ella.
¿Y si algo sale mal?
"Este servicio no se ofrece actualmente" al reservar El servicio de cita se desactivó después de que el cliente o el manager iniciara el flujo de reserva. Actualiza la pestaña Servicios, reactiva el servicio si debería seguir siendo reservable, o elige uno activo.
"Este instructor no está activo actualmente" al reservar La cuenta de usuario del instructor se ha desactivado. Reactiva la cuenta del instructor, o elige un instructor distinto.
No aparecen franjas horarias disponibles para una combinación de servicio/instructor/fecha Esto normalmente significa una de estas cosas: el instructor no tiene ninguna ventana de disponibilidad establecida para ese día de la semana, el día entero ya está reservado una vez contabilizado el tiempo de margen, o la fecha está en el pasado. Comprueba la pestaña Disponibilidad para ese instructor y ese día de la semana.
"La hora solicitada está fuera de la disponibilidad del instructor" La hora de inicio y de fin solicitadas no encajan por completo dentro de una de las ventanas de disponibilidad activas del instructor para ese día de la semana. Esto puede ocurrir si la disponibilidad se editó o se eliminó después de que se mostraran las franjas por primera vez. Actualiza y vuelve a elegir una franja.
"Esta franja horaria entra en conflicto con otra cita" Se reservó otra cita para ese instructor mientras tanto (o la franja solicitada no deja suficiente espacio para el tiempo de margen del servicio antes/después de una cita contigua). Actualiza las franjas disponibles y elige otra.
No se puede reservar a un cliente porque no tiene una membresía o créditos válidos Las citas usan el mismo crédito de membresía que las clases. Comprueba la membresía del cliente en su perfil — necesita una membresía activa con al menos un crédito disponible.
Necesito cambiar la disponibilidad de un instructor pero ya tiene citas reservadas Eliminar una ventana de disponibilidad no cancela las citas que ya se reservaron dentro de ella — esas siguen confirmadas. Solo impide nuevas reservas para ventanas que ya no existen.