Appuntamenti
Questa pagina spiega come impostare servizi di appuntamento prenotabili, definire la disponibilità degli istruttori e prenotare, gestire e cancellare appuntamenti 1-a-1 dall'app desktop.
Etichetta di navigazione — Appuntamenti: EN: Appointments · IT: Appuntamenti · FR: Rendez-vous · DE: Termine · ES: Citas · PT: Compromissos · NL: Afspraken
Prima di iniziare
Gli appuntamenti sono il sistema di Agon per le prenotazioni 1-a-1 — personal training, massaggi, coaching privato o qualsiasi servizio in cui un cliente incontra un istruttore — a differenza delle lezioni di gruppo. Vai su Appuntamenti nella barra laterale sinistra per iniziare. La pagina ha tre schede:
- In arrivo — disponibile per manager e istruttori. Elenca tutti gli appuntamenti e permette allo staff di cancellare, completare o segnare una mancata presentazione.
- Servizi — solo manager. Definisci i tipi di appuntamento che i clienti possono prenotare.
- Disponibilità — disponibile per i manager (per qualsiasi istruttore) e per gli istruttori (solo per se stessi).
Prima che un cliente o un manager possa prenotare un appuntamento, è necessario avere almeno un servizio di appuntamento attivo e almeno una fascia di disponibilità impostata per l'istruttore che lo erogherà.
Prenotare un appuntamento usa lo stesso sistema di credito abbonamento della prenotazione di una lezione — un cliente ha bisogno di un abbonamento attivo con un credito disponibile. In questa versione non esiste un flusso di prezzo o pagamento separato per gli appuntamenti.
Impostare i servizi di appuntamento
Un servizio di appuntamento è un tipo di servizio prenotabile — ad esempio "Personal Training" o "Massaggio 60 minuti" — con una durata fissa e un tempo cuscinetto facoltativo.
- Vai su Appuntamenti → Servizi.
- Clicca Nuovo servizio.
- Compila i dettagli:
- Nome — es. "Personal Training"
- Descrizione — facoltativa, descrive cosa include il servizio
- Durata (min) — quanto dura ciascun appuntamento di questo tipo
- Tempo cuscinetto (min) — un intervallo imposto dopo ogni appuntamento prima che un altro possa iniziare per lo stesso istruttore (ad es. per consentire il ricambio della sala o una breve pausa). Lascia 0 per nessun intervallo.
- Clicca Salva.
Il nuovo servizio appare nell'elenco come Attivo e diventa immediatamente prenotabile.
Modificare un servizio
Clicca su una riga di servizio per aprirla, modifica i dettagli e salva. Gli appuntamenti già prenotati contro questo servizio mantengono la durata e il cuscinetto originali — solo le prenotazioni future usano i valori aggiornati.
Disattivare un servizio
- Trova il servizio nell'elenco.
- Clicca Disattiva.
- Conferma.
Disattivare è un'eliminazione soft: il servizio smette di apparire per le nuove prenotazioni, ma nulla viene eliminato — tutti gli appuntamenti esistenti prenotati contro di esso vengono conservati integralmente. Non esiste un'opzione di eliminazione definitiva.
Impostare la disponibilità dell'istruttore
La disponibilità definisce le fasce orarie settimanali durante le quali un istruttore può essere prenotato per appuntamenti. Gli slot orari disponibili mostrati a un cliente o manager durante la prenotazione vengono calcolati a partire da queste fasce, sottraendo gli appuntamenti già confermati dell'istruttore e il tempo cuscinetto del servizio da prenotare.
- Vai su Appuntamenti → Disponibilità.
- Se sei un manager, seleziona l'istruttore dal menu a tendina in alto. Se sei un istruttore, questa scheda è automaticamente limitata al tuo programma.
- Per qualsiasi giorno della settimana, imposta un'Ora di inizio e un'Ora di fine e clicca Aggiungi fascia.
- Ripeti per tutti i giorni e le fasce necessarie. Un istruttore può avere più di una fascia nello stesso giorno (ad es. una fascia mattutina e una serale separata).
Per rimuovere una fascia, clicca la × accanto ad essa.
Un manager può gestire la disponibilità di qualsiasi istruttore. Un istruttore può gestire solo la propria — questo rispecchia la stessa restrizione applicata dal backend su ogni richiesta.
Una limitazione attuale: nessuna eccezione per data specifica
La disponibilità è solo ricorrente su base settimanale. Agon non supporta ancora eccezioni una tantum o sostituzioni per festività — ad esempio, non puoi segnare un istruttore specifico come non disponibile in una singola data futura mantenendo intatto il suo programma settimanale regolare. Se un istruttore sarà assente, devi rimuovere la fascia ricorrente pertinente e riaggiungerla in seguito, oppure coordinarti manualmente con l'istruttore per evitare che nuove prenotazioni cadano in quella data. Questa è una lacuna reale, non un'impostazione nascosta — è nella roadmap ma non disponibile oggi.
Prenotare un appuntamento
Un manager o un istruttore può prenotare un appuntamento per conto di un cliente dall'app desktop.
- Vai su Appuntamenti → In arrivo.
- Clicca Nuovo appuntamento.
- Seleziona un Servizio.
- Seleziona un Istruttore.
- Scegli una Data.
- Scegli uno degli slot orari disponibili mostrati. Gli slot vengono calcolati dalla disponibilità dell'istruttore per quel giorno della settimana, sottraendo eventuali appuntamenti già confermati e il tempo cuscinetto del servizio — se non viene mostrato nulla, non ci sono slot validi per quella combinazione in quella data.
- Cerca e seleziona il Cliente per cui è questo appuntamento.
- Aggiungi facoltativamente delle Note.
- Clicca Conferma prenotazione.
L'appuntamento viene creato con stato Confermato, e un credito viene scalato dall'abbonamento attivo del cliente — esattamente come avverrebbe per una prenotazione di lezione.
Un manager o un istruttore può prenotare per conto di qualsiasi cliente. Un cliente che prenota dal proprio account può prenotare solo per se stesso — l'app mobile applica questa regola non esponendo affatto un campo di selezione cliente.
Gestire gli appuntamenti in arrivo
La scheda In arrivo elenca gli appuntamenti come una tabella in stile agenda: data e ora, servizio, istruttore, cliente e stato. Usa i filtri istruttore e stato, e l'interruttore Solo in arrivo, per restringere l'elenco.
Cancellare un appuntamento
- Trova l'appuntamento e clicca Cancella.
- Conferma nella finestra di dialogo.
Cancellare un appuntamento segue la stessa politica di cancellazione applicata alla cancellazione di una prenotazione di lezione (vedi Impostazioni — politica di cancellazione):
- Cancellato prima della finestra di cancellazione configurata dallo studio: il credito del cliente viene rimborsato.
- Cancellato all'interno della finestra di cancellazione dal cliente stesso (una cancellazione tardiva): il credito viene rimborsato a meno che l'impostazione La cancellazione tardiva scala un credito del tuo studio sia attiva, nel qual caso viene trattenuto — e se è configurata una Penale cancellazione tardiva, viene addebitata.
- Cancellato da un manager o istruttore — anche all'interno della finestra di cancellazione — non è mai considerato una cancellazione tardiva. Il credito viene rimborsato e nessuna penale viene addebitata, poiché la politica di cancellazione tardiva è pensata per applicarsi alla decisione del cliente di cancellare in ritardo, non a una cancellazione avviata dallo staff.
Segnare un appuntamento come completato o mancata presentazione
Una volta trascorso l'orario di inizio di un appuntamento, lo staff può aggiornarne l'esito:
- Clicca Completato per segnare che il cliente ha partecipato.
- Clicca Mancata presentazione per segnare che il cliente non ha partecipato. Se in Impostazioni è configurata una Penale mancata presentazione, viene addebitata automaticamente — lo stesso meccanismo usato per le mancate presentazioni alle lezioni.
Solo un appuntamento confermato può essere segnato come completato, mancata presentazione o cancellato. Una volta che un appuntamento è passato a un altro stato, queste azioni non sono più disponibili per esso.
Cosa fare se qualcosa va storto?
"Questo servizio non è attualmente offerto" durante la prenotazione Il servizio di appuntamento è stato disattivato dopo che il cliente o il manager ha avviato il flusso di prenotazione. Aggiorna la scheda Servizi, riattiva il servizio se dovrebbe essere ancora prenotabile, oppure scegline uno attivo.
"Questo istruttore non è attualmente attivo" durante la prenotazione L'account utente dell'istruttore è stato disattivato. Riattiva l'account dell'istruttore, oppure scegli un istruttore diverso.
Non appare nessuno slot orario disponibile per una combinazione servizio/istruttore/data Di solito significa una di queste cose: l'istruttore non ha una fascia di disponibilità impostata per quel giorno della settimana, l'intera giornata è già al completo una volta considerato il tempo cuscinetto, oppure la data è nel passato. Controlla la scheda Disponibilità per quell'istruttore e quel giorno della settimana.
"L'orario richiesto è fuori dalla disponibilità dell'istruttore" L'orario di inizio e fine richiesto non rientra interamente in una delle fasce di disponibilità attive dell'istruttore per quel giorno della settimana. Questo può accadere se la disponibilità è stata modificata o rimossa dopo che gli slot erano stati mostrati per la prima volta. Aggiorna e riscegli uno slot.
"Questo slot orario è in conflitto con un altro appuntamento" Un altro appuntamento è stato prenotato per quell'istruttore nel frattempo (oppure lo slot richiesto non lascia abbastanza spazio per il tempo cuscinetto del servizio prima/dopo un appuntamento vicino). Aggiorna gli slot disponibili e scegline un altro.
Un cliente non può essere prenotato perché non ha un abbonamento o crediti validi Gli appuntamenti usano lo stesso credito abbonamento delle lezioni. Controlla l'abbonamento del cliente nel suo profilo — ha bisogno di un abbonamento attivo con almeno un credito disponibile.
Devo cambiare la disponibilità di un istruttore ma ha già appuntamenti prenotati Rimuovere una fascia di disponibilità non cancella gli appuntamenti già prenotati al suo interno — questi restano confermati. Impedisce solo nuove prenotazioni per fasce che non esistono più.