Zum Hauptinhalt springen

Termine

Diese Seite erklärt, wie du buchbare Terminservices einrichtest, die Verfügbarkeit von Kursleitern definierst und 1-zu-1-Termine über die Desktop-App buchst, verwaltest und stornierst.

Navigationsbezeichnung — Termine: EN: Appointments · IT: Appuntamenti · FR: Rendez-vous · DE: Termine · ES: Citas · PT: Compromissos · NL: Afspraken

Bevor du beginnst​

Termine sind Agons System für 1-zu-1-Buchungen — Personal Training, Massage, Privatcoaching oder jeder Service, bei dem ein Kunde einen Kursleiter trifft — im Unterschied zu Gruppen-Kursen. Gehe in der linken Seitenleiste zu Termine, um loszulegen. Die Seite hat drei Tabs:

  • Anstehend — verfügbar für Manager und Kursleiter. Listet alle Termine auf und lässt das Personal stornieren, abschließen oder ein Nichterscheinen markieren.
  • Services — nur für Manager. Definiere die Terminarten, die Kunden buchen können.
  • Verfügbarkeit — verfügbar für Manager (für jeden Kursleiter) und Kursleiter (nur für sich selbst).

Bevor ein Kunde oder Manager einen Termin buchen kann, brauchst du mindestens einen aktiven Terminservice und mindestens ein Verfügbarkeitsfenster für den Kursleiter, der ihn durchführt.

Das Buchen eines Termins verwendet dasselbe Mitgliedschafts-Credit-System wie das Buchen eines Kurses — ein Kunde braucht eine aktive Mitgliedschaft mit einem verfügbaren Credit. In diesem Release gibt es keine separate Preisgestaltung oder keinen separaten Zahlungsablauf für Termine.

Terminservices einrichten​

Ein Terminservice ist eine buchbare Serviceart — zum Beispiel „Personal Training“ oder „60-Minuten-Massage“ — mit einer festen Dauer und einer optionalen Pufferzeit.

  1. Gehe zu Termine → Services.
  2. Klicke auf Neuer Service.
  3. Fülle die Details aus:
    • Name — z. B. „Personal Training“
    • Beschreibung — optional, beschreibt, was der Service umfasst
    • Dauer (Min.) — wie lange jeder Termin dieser Art dauert
    • Pufferzeit (Min.) — eine Pause, die nach jedem Termin erzwungen wird, bevor für denselben Kursleiter ein weiterer beginnen kann (z. B. um Raumwechsel oder eine kurze Pause zu ermöglichen). Auf 0 belassen für keine Pause.
  4. Klicke auf Speichern.

Der neue Service erscheint in der Liste als Aktiv und wird sofort buchbar.

Einen Service bearbeiten​

Klicke auf eine beliebige Servicezeile, um sie zu öffnen, die Details zu ändern und zu speichern. Bereits gegen diesen Service gebuchte bestehende Termine behalten ihre ursprüngliche Dauer und ihren Puffer — nur zukünftige Buchungen verwenden die aktualisierten Werte.

Einen Service deaktivieren​

  1. Finde den Service in der Liste.
  2. Klicke auf Deaktivieren.
  3. Bestätige.

Deaktivieren ist ein Soft-Delete: Der Service erscheint nicht mehr für neue Buchungen, aber es wird nichts gelöscht — alle bestehenden dagegen gebuchten Termine bleiben vollständig erhalten. Es gibt keine Option zum endgültigen Löschen.

Verfügbarkeit von Kursleitern festlegen​

Die Verfügbarkeit definiert die wöchentlichen Zeitfenster, in denen ein Kursleiter für Termine gebucht werden kann. Die einem Kunden oder Manager bei der Buchung angezeigten verfügbaren Zeitfenster werden aus diesen Fenstern berechnet, abzüglich der bestehenden bestätigten Termine des Kursleiters und der Pufferzeit des gebuchten Services.

  1. Gehe zu Termine → Verfügbarkeit.
  2. Wenn du Manager bist, wähle den Kursleiter aus dem Dropdown oben. Wenn du Kursleiter bist, ist dieser Tab automatisch auf deinen eigenen Zeitplan beschränkt.
  3. Lege für einen beliebigen Wochentag eine Startzeit und eine Endzeit fest und klicke auf Fenster hinzufügen.
  4. Wiederhole dies für so viele Tage und Fenster wie nötig. Ein Kursleiter kann am selben Tag mehr als ein Fenster haben (z. B. ein Vormittagsfenster und ein separates Abendfenster).

Um ein Fenster zu entfernen, klicke auf das × daneben.

Ein Manager kann die Verfügbarkeit jedes Kursleiters verwalten. Ein Kursleiter kann nur seine eigene verwalten — dies spiegelt dieselbe Einschränkung wider, die das Backend bei jeder Anfrage durchsetzt.

Eine aktuelle Einschränkung: keine datumsspezifischen Ausnahmen​

Die Verfügbarkeit ist nur wöchentlich wiederkehrend. Agon unterstützt noch keine einmaligen Ausnahmen oder Feiertagsübersteuerungen — zum Beispiel kannst du einen bestimmten Kursleiter nicht an einem einzelnen anstehenden Datum als nicht verfügbar markieren und dabei seinen regulären Wochenplan intakt lassen. Wenn ein Kursleiter abwesend sein wird, musst du das betreffende wiederkehrende Fenster entfernen und danach wieder hinzufügen oder dich manuell mit dem Kursleiter abstimmen, um zu vermeiden, dass neue Buchungen auf dieses Datum fallen. Das ist eine echte Lücke, keine versteckte Einstellung — sie steht auf der Roadmap, ist aber heute nicht verfügbar.

Einen Termin buchen​

Ein Manager oder Kursleiter kann über die Desktop-App im Namen eines Kunden einen Termin buchen.

  1. Gehe zu Termine → Anstehend.
  2. Klicke auf Neuer Termin.
  3. Wähle einen Service.
  4. Wähle einen Kursleiter.
  5. Wähle ein Datum.
  6. Wähle eines der angezeigten verfügbaren Zeitfenster. Zeitfenster werden aus der Verfügbarkeit des Kursleiters für diesen Wochentag berechnet, abzüglich seiner bestehenden bestätigten Termine und der Pufferzeit des Services — wenn nichts angezeigt wird, gibt es für diese Kombination an diesem Datum keine gültigen Zeitfenster.
  7. Suche und wähle den Kunden, für den dieser Termin ist.
  8. Füge optional Notizen hinzu.
  9. Klicke auf Buchung bestätigen.

Der Termin wird mit dem Status Bestätigt erstellt, und ein Credit wird von der aktiven Mitgliedschaft des Kunden abgezogen — genau wie bei einer Kursbuchung.

Ein Manager oder Kursleiter kann im Namen jedes Kunden buchen. Ein Kunde, der aus seinem eigenen Konto bucht, kann nur für sich selbst buchen — die mobile App setzt dies durch, indem sie überhaupt kein Feld zur Kundenauswahl anzeigt.

Anstehende Termine verwalten​

Der Tab Anstehend listet Termine als Agenda-artige Tabelle auf: Datum & Uhrzeit, Service, Kursleiter, Kunde und Status. Nutze die Filter Kursleiter und Status sowie den Schalter Nur anstehende, um die Liste einzugrenzen.

Einen Termin stornieren​

  1. Finde den Termin und klicke auf Stornieren.
  2. Bestätige im Dialog.

Das Stornieren eines Termins folgt derselben Stornierungsrichtlinie wie das Stornieren einer Kursbuchung (siehe Einstellungen — Stornierungsrichtlinie):

  • Storniert vor dem konfigurierten Stornierungsfenster des Studios: Das Credit des Kunden wird zurückerstattet.
  • Storniert innerhalb des Stornierungsfensters durch den Kunden selbst (eine verspätete Stornierung): Das Credit wird zurückerstattet, es sei denn, die Einstellung Verspätete Stornierung zieht Credit ab deines Studios ist aktiv, in welchem Fall es einbehalten wird — und wenn eine Gebühr für verspätete Stornierung konfiguriert ist, wird sie berechnet.
  • Storniert durch einen Manager oder Kursleiter — auch innerhalb des Stornierungsfensters — wird nie als verspätete Stornierung behandelt. Das Credit wird zurückerstattet und keine Gebühr berechnet, da die Richtlinie zur verspäteten Stornierung für die eigene Entscheidung des Kunden gedacht ist, spät zu stornieren, nicht für eine vom Personal veranlasste Stornierung.

Einen Termin als abgeschlossen oder als Nichterscheinen markieren​

Sobald die Startzeit eines Termins vergangen ist, kann das Personal sein Ergebnis aktualisieren:

  • Klicke auf Abschließen, um zu markieren, dass der Kunde teilgenommen hat.
  • Klicke auf Nicht erschienen, um zu markieren, dass der Kunde nicht teilgenommen hat. Wenn in den Einstellungen eine Nichterscheinen-Gebühr konfiguriert ist, wird sie automatisch berechnet — derselbe Mechanismus, der für Nichterscheinen bei Kursen verwendet wird.

Nur ein bestätigter Termin kann als abgeschlossen, Nichterscheinen oder storniert markiert werden. Sobald ein Termin in einen anderen Status übergegangen ist, sind diese Aktionen dafür nicht mehr verfügbar.

Was tun, wenn etwas schiefgeht?​

„Dieser Service wird derzeit nicht angeboten“ bei der Buchung Der Terminservice wurde deaktiviert, nachdem der Kunde oder Manager den Buchungsablauf gestartet hat. Aktualisiere den Tab „Services“, reaktiviere den Service, falls er weiterhin buchbar sein soll, oder wähle einen aktiven aus.

„Dieser Kursleiter ist derzeit nicht aktiv“ bei der Buchung Das Benutzerkonto des Kursleiters wurde deaktiviert. Reaktiviere das Konto des Kursleiters oder wähle einen anderen Kursleiter.

Für eine Kombination aus Service/Kursleiter/Datum werden keine verfügbaren Zeitfenster angezeigt Das bedeutet in der Regel eines von: Der Kursleiter hat für diesen Wochentag kein Verfügbarkeitsfenster festgelegt, der ganze Tag ist unter Berücksichtigung der Pufferzeit bereits ausgebucht, oder das Datum liegt in der Vergangenheit. Prüfe den Tab Verfügbarkeit für diesen Kursleiter und diesen Wochentag.

„Die angeforderte Zeit liegt außerhalb der Verfügbarkeit des Kursleiters“ Die angeforderte Start- und Endzeit passen nicht vollständig in eines der aktiven Verfügbarkeitsfenster des Kursleiters für diesen Wochentag. Das kann passieren, wenn die Verfügbarkeit bearbeitet oder entfernt wurde, nachdem die Zeitfenster zuerst angezeigt wurden. Aktualisiere und wähle erneut ein Zeitfenster.

„Dieses Zeitfenster kollidiert mit einem anderen Termin“ In der Zwischenzeit wurde für diesen Kursleiter ein anderer Termin gebucht (oder das angeforderte Zeitfenster lässt vor/nach einem benachbarten Termin nicht genug Platz für die Pufferzeit des Services). Aktualisiere die verfügbaren Zeitfenster und wähle ein anderes.

Ein Kunde kann nicht gebucht werden, weil er keine gültige Mitgliedschaft oder keine Credits hat Termine verwenden dasselbe Mitgliedschafts-Credit wie Kurse. Prüfe die Mitgliedschaft des Kunden in seinem Profil — er braucht eine aktive Mitgliedschaft mit mindestens einem verfügbaren Credit.

Ich muss die Verfügbarkeit eines Kursleiters ändern, aber er hat bereits gebuchte Termine Das Entfernen eines Verfügbarkeitsfensters storniert keine Termine, die bereits darin gebucht wurden — diese bleiben bestätigt. Es verhindert nur neue Buchungen für Fenster, die nicht mehr existieren.

Verwandte Seiten​