Ga naar hoofdinhoud

Facturatie

Deze pagina legt uit hoe je de facturatiegegevens van je studio configureert en een factuur-PDF genereert voor een betaling of een productverkoop.

Navigatielabel — Facturen: EN: Invoices · IT: Fatture · FR: Factures · DE: Rechnungen · ES: Facturas · PT: Faturas · NL: Facturen

Voordat je begint — wat deze functie wel en niet is​

Alleen studiomanagers hebben toegang tot Facturen in de linkerzijbalk. Deze functie heeft geen klantgericht oppervlak.

De facturatie van Agon is een documentgenerator, geen geautomatiseerde nalevingsdienst. Lees dit voordat je erop vertrouwt:

  • Belastingtarieven worden altijd door jou ingevoerd — ofwel per factuur ingetypt, ofwel (alleen voor EU-studio's) overgenomen van een studiobreed standaard-btw-tarief dat je één keer instelt in Instellingen. Agon zoekt btw- of omzetbelastingtarieven niet automatisch op. Het heeft geen verbinding met enige belastingtariefdatabase, en met name de Amerikaanse omzetbelasting varieert per staat en gemeente op manieren die Agon niet probeert te modelleren.
  • Er is geen indiening bij een e-facturatienetwerk. Facturen worden nooit doorgestuurd naar het eigen systeem van een belastingdienst — de facturen van een Italiaanse studio worden bijvoorbeeld niet naar het Sistema di Interscambio (SDI) gestuurd, en er wordt geen EU-btw-nummer gevalideerd tegen VIES. Agon produceert een document, geen aangifte.
  • Dit is geen juridisch of fiscaal advies. Bevestig met je eigen accountant of belastingadviseur dat de tarieven die je invoert en de facturen die Agon produceert voldoen aan je feitelijke lokale verplichtingen.

Elke gegenereerde PDF draagt deze disclaimer zichtbaar, zodat iedereen die de factuur leest dezelfde beperking ziet.

Overzicht​

Een factuur kan worden gegenereerd uit elke voltooide lidmaatschapsbetaling of elke geregistreerde productverkoop (inclusief anonieme walk-inverkopen — zie POS / Retail). Er kan altijd maar één factuur per betaling of per verkoop bestaan; een tweede genereren voor dezelfde bron wordt geweigerd.

Welke velden op de factuur verschijnen, hangt af van het land van je studio, één keer ingesteld in Instellingen:

  • EU-landen krijgen een btw-factuur — btw-nummers van verkoper en koper (wanneer de klant er een in het dossier heeft), een uitsplitsing per regel, btw-tarief, btw-bedrag, subtotaal en totaal.
  • De Verenigde Staten krijgen een omzetbelastingfactuur — een omzetbelastingtarief en -bedrag in plaats van btw-velden (geen btw-nummervelden, aangezien die niet van toepassing zijn). Er is geen studiobrede standaard voor Amerikaanse omzetbelasting — je voert op elke factuur een tarief in.
  • Elk ander land krijgt een gewone generieke factuur — verkoper-/kopergegevens, regelitems, subtotaal en totaal, zonder een belastinguitsplitsing waarvan wordt beweerd dat die conform is voor dat rechtsgebied.

Elke factuur legt een momentopname vast van welk sjabloon van toepassing was en de verkoper-/kopergegevens op het moment dat die werd gegenereerd, dus het later wijzigen van het land van je studio herschrijft nooit een eerdere factuur.

De facturatiegegevens van je studio configureren​

  1. Ga naar Instellingen in de linkerzijbalk.
  2. Zoek de sectie Facturatie.
  3. Stel in:
    • Land — dit bepaalt welk factuursjabloon Agon gebruikt (EU-btw, Amerikaanse omzetbelasting of generiek).
    • Fiscaal ID / btw-nummer — het eigen fiscale identificatienummer van je studio, afgedrukt op elke factuur.
    • Standaard-btw-tarief (%) — alleen gebruikt voor EU-studio's. Automatisch toegepast op nieuwe facturen wanneer je geen tarief handmatig invoert. Laat het leeg om altijd een tarief met de hand in te voeren.
  4. Sla je wijzigingen op.

Voor klanten die hun eigen btw-nummer of fiscaal ID op een factuur nodig hebben (bijvoorbeeld een bedrijf dat een bedrijfspakket boekt), leg je een factuurnaam, factuuradres en fiscaal ID vast op het profiel van die klant — wanneer ingesteld, verschijnen deze op elke factuur die voor die klant wordt gegenereerd in plaats van hun gewone profielnaam en -adres.

Een factuur genereren​

  1. Ga naar Facturen in de linkerzijbalk.
  2. Klik op Factuur genereren.
  3. Kies het brontabblad: Vanuit een betaling of Vanuit een productverkoop.
  4. Zoek en selecteer een Klant — of klik op het tabblad Productverkoop op Blader in plaats daarvan door walk-inverkopen om een anonieme verkoop zonder gekoppelde klant te vinden.
  5. Selecteer de specifieke betaling of verkoop om te factureren uit de lijst.
  6. Als er een veld Belastingtarief verschijnt (alleen EU- of Amerikaanse studio's), voer dan een tarief in, of laat het leeg om het standaard-btw-tarief van je studio te gebruiken als er een is geconfigureerd.
  7. Klik op Genereren.

De nieuwe factuur verschijnt in de lijst met het factuurnummer, de klant (of "Walk-in"), het brontype, het rechtsgebied, het totaal en de datum. Factuurnummers zijn opeenvolgend per studio en slaan nooit een nummer over.

De PDF downloaden​

  1. Zoek de factuur in de lijst.
  2. Klik op PDF downloaden.

De PDF wordt naar je computer gedownload, inclusief de hierboven beschreven disclaimer over de reikwijdtebeperking.

Wat als er iets misgaat?​

De bron die ik wil factureren wordt niet weergegeven INVOICE_SOURCE_NOT_FOUND — alleen een voltooide betaling of een geregistreerde productverkoop kan worden gefactureerd. Controleer of de betaling daadwerkelijk is voltooid, of dat de verkoop correct is geregistreerd.

Agon laat me geen tweede factuur genereren voor dezelfde betaling of verkoop INVOICE_ALREADY_EXISTS — Agon maakt altijd maar één factuur per betaling of per verkoop, om per ongeluk dubbele factuurnummers voor dezelfde transactie te voorkomen. Zoek de bestaande factuur in de lijst en download die in plaats daarvan opnieuw.

Agon zegt dat er een belastingtarief vereist is INVOICE_TAX_RATE_REQUIRED — dit gebeurt voor EU- of Amerikaanse rechtsgebieden wanneer er geen tarief is ingevoerd en, voor EU-studio's, geen standaard-btw-tarief is geconfigureerd in Instellingen. Voer een tarief in op de factuur, of stel een standaard-btw-tarief in Instellingen in zodat toekomstige EU-facturen er niet elke keer een nodig hebben.

Ik kan de PDF van een factuur niet downloaden INVOICE_PDF_NOT_FOUND — er is geen PDF-bestand geregistreerd voor deze factuur. Probeer de factuur opnieuw te genereren vanuit dezelfde bron; als het probleem aanhoudt, neem contact op met support.

Gerelateerde pagina's​