Marketingautomatiseringen
Na het lezen van deze pagina kun je een meerstaps, vertraagde e-mail-/sms-reeks opbouwen — zoals een welkomstreeks voor nieuwe klanten of een win-backbericht voor klanten die stil zijn geworden — die op zichzelf draait zodra je die publiceert.
Navigatielabel — Automatiseringen: EN: Automations · IT: Automazioni · FR: Automatisations · DE: Automatisierungen · ES: Automatizaciones · PT: Automações · NL: Automatiseringen
Voordat je begint
Marketingautomatiseringen zijn alleen voor managers — er is hier helemaal geen scherm voor in de mobiele app. Klanten zien een automatisering zelf nooit; ze ontvangen alleen de e-mails of sms'jes die die verstuurt, net als elk ander bericht van je studio.
Je hebt minstens één e-mailsjabloon of SMS-sjabloon nodig dat al is aangemaakt (Marketing → E-mailsjablonen of Marketing → SMS-sjablonen) voordat je een stap aan een reeks kunt toevoegen, aangezien elke stap naar een bestaand sjabloon wijst.
Dit is anders dan E-mailgebeurtenissen en SMS-gebeurtenissen. E-mailgebeurtenissen en SMS-gebeurtenissen versturen één bericht op het moment dat er iets gebeurt — geen vertraging, geen opvolging (vandaag activeren alleen "nieuwe klant uitgenodigd" en "wachtwoordreset" daadwerkelijk een verzending). Een marketingautomatisering is voor wanneer je meer dan één bericht wilt, uitgespreid over de tijd, eventueel met een voorwaarde die de reeks vroegtijdig stopt. Als je alleen een enkele directe bevestigingsmail wilt, gebruik dan E-mail-/SMS-gebeurtenissen — dat is eenvoudiger en je hebt deze pagina niet nodig.
Overzicht
Een automatisering heeft drie onderdelen:
- Een trigger — ofwel een gebeurtenis op een tijdstip (een nieuwe aanmelding, een boeking, een annulering, een lidmaatschapsaankoop of -verloop, een no-show, een check-in) ofwel een terugkerende voorwaarde die automatisch één keer per uur wordt gecontroleerd (een klant heeft in een ingesteld aantal dagen niet geboekt, of een klant heeft zojuist zijn N-de boeking voltooid).
- Een geordende lijst met stappen — elke stap is een vertraging, een kanaal (e-mail of SMS) en een sjabloon. De vertraging van de eerste stap telt vanaf het moment dat de klant wordt ingeschreven.
- Een optionele stopvoorwaarde — in deze versie is de enige optie "stoppen zodra de klant sinds de inschrijving heeft geboekt."
Zodra je een automatisering publiceert, wordt elke klant die overeenkomt met de trigger automatisch ingeschreven en beweegt die op eigen kracht door de stappen — je verstuurt nooit iets met de hand. Een klant wordt maar één keer per automatisering ingeschreven, ooit, ook als dezelfde triggervoorwaarde later opnieuw waar wordt voor hem (bijvoorbeeld: als die inactief wordt, opnieuw wordt ingeschreven in een "win-back"-reeks, terugkomt en dan weer inactief wordt — die wordt geen tweede keer ingeschreven).
Een automatisering opbouwen
-
Ga naar Automatiseringen in de linkerzijbalk, onder de sectie Marketing.
-
Klik op Nieuwe Automatisering.
-
Voer een Naam in — dit is alleen voor je eigen referentie, klanten zien die nooit.
-
Kies een Triggergebeurtenis:
Trigger Activeert Boeking aangemaakt Op het moment dat een klant een les boekt Boeking geannuleerd Op het moment dat een klant een boeking annuleert Lidmaatschap gekocht Op het moment dat een klant een lidmaatschap koopt Lidmaatschap verlopen Op het moment dat het lidmaatschap van een klant als verlopen wordt gemarkeerd (dagelijks gecontroleerd) No-show Op het moment dat een klant als no-show wordt gemarkeerd Check-in Op het moment dat een klant incheckt bij een les Klant aangemeld Op het moment dat er een nieuw klantaccount wordt aangemaakt Klant N dagen inactief Elk uur gecontroleerd — schrijft klanten in die in het door jou ingestelde aantal dagen niet hebben geboekt N-de boeking-mijlpaal Elk uur gecontroleerd — schrijft een klant in de eerste keer dat hun totale aantal boekingen het door jou ingestelde aantal bereikt Als je Klant N dagen inactief of N-de boeking-mijlpaal kiest, verschijnt er een tweede veld voor het aantal dagen of het aantal boekingen.
-
Bouw de lijst met Stappen op: klik op Stap toevoegen voor elk bericht. Stel voor elke stap in:
- Vertraging (uren) — hoe lang na de vorige stap (of na de inschrijving, voor de eerste stap) er moet worden gewacht voor het versturen. Gebruik 24 voor één dag, 168 voor één week, enzovoort.
- Kanaal — E-mail of SMS.
- Sjabloon — kies uit je bestaande e-mail- of SMS-sjablonen voor dat kanaal.
-
Vink optioneel Stop deze automatisering voor een klant zodra deze heeft geboekt aan als het doel is te stoppen met porren bij iemand die de gewenste actie al heeft ondernomen.
-
Klik op Opslaan. De automatisering is onmiddellijk actief — overeenkomende klanten beginnen meteen te worden ingeschreven.
Uitgewerkt voorbeeld: welkomstreeks
Doel: elke nieuwe klant begroeten, en dan degenen porren die nog niet hebben geboekt.
- Trigger: Klant aangemeld.
- Stap 1: Vertraging 1 uur, E-mail, sjabloon "Welkom bij de studio".
- Stap 2: Vertraging 72 uur (3 dagen), E-mail, sjabloon "Klaar om je eerste les te boeken?".
- Stopvoorwaarde: aangevinkt — zodra ze boeken, gaat de por in stap 2 (of een latere stap) niet uit.
Een klant die zich aanmeldt en binnen de eerste 3 dagen boekt, ontvangt alleen de welkomstmail — de automatisering controleert de stopvoorwaarde opnieuw vlak voor elke verzending en slaat die over als ze al hebben geboekt.
Uitgewerkt voorbeeld: win-backreeks
Doel: klanten die stil zijn geworden opnieuw betrekken, met een escalerend bericht als ze nog steeds niet terugkomen.
- Trigger: Klant N dagen inactief, ingesteld op 30.
- Stap 1: Vertraging 0 uur, E-mail, sjabloon "We missen je".
- Stap 2: Vertraging 168 uur (7 dagen later), E-mail, sjabloon "Hier is 10% korting op je volgende les".
- Stopvoorwaarde: aangevinkt — een klant die na stap 1 boekt, ontvangt de kortingsmail in stap 2 nooit.
Omdat deze trigger periodiek is in plaats van direct, kan de inschrijving voor een nieuw kwalificerende klant tot een uur duren voordat die verschijnt (de achtergrondcontrole draait elk uur, niet bij elke boeking/annulering).
Pauzeren, hervatten en monitoren
Vanuit de lijst Automatiseringen kun je:
- Op Bekijken klikken bij een automatisering om een verdeling stap voor stap te zien (hoeveel ingeschreven klanten momenteel op elke stap staan) en een gepagineerde, filterbare lijst van individuele inschrijvingen.
- Op Pauzeren klikken om de automatisering te stoppen — dit houdt elke momenteel ingeschreven klant precies waar die is (geen verdere verzendingen) zonder iemand te annuleren. Er worden geen nieuwe klanten ingeschreven terwijl die is gepauzeerd.
- Op Hervatten klikken om weer op te pikken — klanten hervatten vanaf dezelfde stap, op hetzelfde schema, alsof de pauze nooit is gebeurd (pauzeren vertraagt of reset hun volgende verzendtijd niet; als die al is verstreken, verstuurt die stap direct bij het hervatten).
- Op Annuleren klikken naast de inschrijvingsrij van een individuele klant om alleen die ene klant uit te schrijven, zonder de hele automatisering voor iedereen anders te pauzeren.
- Op Verwijderen klikken om de automatisering volledig te verwijderen — zie hieronder, dit is anders dan pauzeren.
Wat als er iets misgaat?
Ik heb per ongeluk een automatisering verwijderd Een automatisering verwijderen verwijdert die en al haar inschrijvingen permanent — er is geen ongedaan maken en er blijft geen geschiedenis achter. Als je die alleen tijdelijk wilde stoppen, gebruik dan Pauzeren; dat houdt alles intact en hervatbaar. Als je er al een hebt verwijderd, moet je die helemaal opnieuw aanmaken, en klanten die midden in de reeks zaten, worden niet automatisch opnieuw ingeschreven (het opnieuw aanmaken van de automatisering heeft alleen invloed op klanten wiens trigger na dat punt opnieuw wordt geactiveerd).
Een sjabloon dat door een stap werd gebruikt, is verwijderd Een sjabloon verwijderen controleert niet of een automatiseringsstap er nog naar verwijst. Als dat gebeurt, faalt de getroffen stap stilzwijgend bij het versturen wanneer die aan de beurt is — er wordt nergens in de app een fout getoond — en de inschrijving gaat toch verder naar de volgende stap (of wordt voltooid, als het de laatste was) volgens schema. Om dit op te lossen, bewerk je de automatisering en kies je een vervangend sjabloon voor die stap. Als algemene voorzorg: vermijd het verwijderen van een sjabloon terwijl een actieve automatisering die nog gebruikt — controleer eerst de stappenlijst van elke automatisering.
Ik heb een automatisering gepauzeerd — wat gebeurt er met al ingeschreven klanten? Ze blijven precies waar ze zijn. Er worden geen berichten verstuurd terwijl die is gepauzeerd, en hun positie in de reeks (huidige stap, geplande verzendtijd) blijft onaangeroerd behouden totdat je hervat.
Een klant lijkt vast te zitten of ontvangt geen berichten Open de automatisering en controleer de rij van die klant in de inschrijvingentabel. Als hun status "geannuleerd" of "voltooid" is, is de reeks al voor hen geëindigd — geannuleerd betekent dat iemand ze handmatig heeft uitgeschreven, voltooid betekent dat ze elke stap hebben afgerond. Als ze nog steeds "actief" zijn maar er niets wordt verstuurd, bevestig dan dat de automatisering zelf niet is gepauzeerd, en controleer of de klant daadwerkelijk een e-mailadres of telefoonnummer in het dossier heeft voor het kanaal van de stap (een stap zonder klantcontactinfo voor dat kanaal wordt stilzwijgend overgeslagen).
De inschrijving voor een periodieke trigger (inactieve dagen / N-de boeking) is trager dan ik verwachtte Dat is normaal — die twee triggertypen worden één keer per uur op de achtergrond gecontroleerd, niet direct. Triggers op een tijdstip (boeking aangemaakt, aanmelding, enz.) schrijven onmiddellijk in.
Veelgestelde vragen
Kan een klant twee keer in dezelfde automatisering worden ingeschreven? Nee. Inschrijving is eenmalig per klant per automatisering, permanent — ook als de triggervoorwaarde later opnieuw waar wordt.
Kan ik de stappen van een automatisering bewerken nadat klanten al zijn ingeschreven? Ja, maar wijzigingen gelden vanaf dat moment voor de stap die elke ingeschreven klant hierna bereikt — al verzonden stappen worden niet opnieuw verzonden of ongedaan gemaakt.
Wat is het verschil tussen Pauzeren en Verwijderen? Pauzeren is omkeerbaar en behoudt alle inschrijvingsgeschiedenis en voortgang. Verwijderen is permanent en verwijdert de automatisering en al haar inschrijvingen zonder mogelijkheid tot herstel.
Probeert een automatisering een mislukte verzending opnieuw? Nee. Als een verzending mislukt (bijvoorbeeld een ontbrekend sjabloon of geen telefoonnummer in het dossier), wordt die stap overgeslagen en gaat de inschrijving toch verder — die probeert niet opnieuw en houdt niet stil.