Personeel & rollen
Deze pagina legt uit hoe je andere mensen dan jezelf hun eigen afgebakende login voor Agon geeft — bijvoorbeeld een receptiemedewerker die klanten in lessen moet kunnen boeken en aanwezigheid moet kunnen registreren, maar geen rapporten of betalingen zou moeten zien.
Navigatielabel — Personeel & rollen: EN: Staff & Roles · IT: Personale e Ruoli · FR: Personnel et rôles · DE: Mitarbeiter & Rollen · ES: Personal y Roles · PT: Equipe e Funções · NL: Personeel & Rollen
Voordat je begint
Alleen studiomanagers hebben toegang tot Personeel & rollen in de sectie Mensen van de linkerzijbalk. Deze functie heeft geen klantgericht oppervlak — klanten zien nooit personeelsaccounts, rollen of machtigingen.
Elk account dat geen klant is, valt in precies één rol: de twee ingebouwde rollen (Manager en Instructeur), of een aangepaste rol die je zelf definieert. Een rol is een benoemde machtigingsset; een personeelsaccount is een login die aan één rol is toegewezen. Het wijzigen van de rol van een account verandert onmiddellijk wat het kan doen — er is geen aparte "machtigingen"-stap per account.
Overzicht
De twee ingebouwde rollen
- Manager — volledige toegang tot alles in Agon: elke pagina, elke instelling, betalingen, rapporten, marketing, loonadministratie, en dit scherm Personeel & rollen zelf. Onveranderd ten opzichte van hoe Agon werkte voordat deze functie bestond.
- Instructeur — dezelfde mogelijkheid die instructeurs altijd hebben gehad: hun eigen rooster, de deelnemerslijsten van hun eigen lessen, en het registreren van aanwezigheid. Onveranderd ten opzichte van hoe Agon werkte voordat deze functie bestond.
Geen van beide ingebouwde rollen kan worden hernoemd, bewerkt of verwijderd.
Aangepaste rollen
Een aangepaste rol is een naam (bijvoorbeeld "Receptie") plus een machtigingschecklist over precies vijf gebieden, elk met twee onafhankelijke niveaus:
| Gebied | Bekijken | Beheren |
|---|---|---|
| Lessen | De agenda en lestypen zien | Lessen en lessjablonen plannen, bewerken en annuleren |
| Leden | Klantprofielen zien | Klantprofielen aanmaken en bewerken |
| Boekingen | Boekingen zien | Een klant namens hen in een les boeken of annuleren |
| Check-ins | Incheckgeschiedenis zien | Aanwezigheid registreren |
| Lidmaatschappen | Het lidmaatschap van een klant zien | Het lidmaatschap van een klant toewijzen of bewerken |
Je kunt elke combinatie verlenen — Bekijken zonder Beheren op sommige gebieden, Beheren op andere, of helemaal niets in een gebied dat je volledig verborgen wilt houden voor die rol.
Elk ander gebied van Agon is in deze versie alleen voor Managers — betalingen, rapporten, marketing, instellingen, personeel/loon, kassa, afspraken, vestigingen, instructeurs, kortingscodes, cadeaubonnen, producten, tags, vrijwaringen en facturen. Een aangepaste rol kan geen van deze bereiken, ongeacht wat je die verleent. Dit is een bewuste scopegrens voor deze release, geen bug — als je receptiemedewerker bijvoorbeeld ook een productverkoop moet registreren, is dat met een aangepaste rol nog niet mogelijk.
Een aangepaste rol aanmaken
- Ga naar Personeel & rollen in de linkerzijbalk en ga naar het tabblad Rollen.
- Klik op + Rol toevoegen.
- Voer een Rolnaam in (bijv. "Receptie"). Die moet uniek zijn — je kunt geen naam hergebruiken die al door een andere rol wordt gebruikt.
- Vink voor elk van de 5 gebieden Bekijken en/of Beheren aan zoals nodig.
- Klik op Opslaan.
De nieuwe rol verschijnt op het tabblad Rollen naast Manager en Instructeur, die alleen-lezen worden getoond (je kunt hun machtigingen bekijken maar niet bewerken).
Een aangepaste rol bewerken of verwijderen
Open een aangepaste rol en wijzig op elk moment de naam of machtigingschecklist — elk personeelsaccount dat eraan is toegewezen, neemt de wijziging over bij hun eerstvolgende actie, niet bij hun volgende login. Een rol verwijderen is geblokkeerd zolang er nog een personeelsaccount aan is toegewezen; wijs die eerst opnieuw toe aan een andere rol, en verwijder die dan.
Een personeelslid toevoegen
- Ga naar Personeel & rollen in de linkerzijbalk (standaard op het tabblad Personeel).
- Klik op + Personeel toevoegen.
- Voer hun Volledige naam en E-mail in.
- Voer een Tijdelijk wachtwoord in. Er is geen uitnodigingsmailflow in deze versie — deel dit wachtwoord rechtstreeks met het personeelslid, op dezelfde manier als je iemand een nieuwe pincode zou overhandigen.
- Kies hun Rol — Manager, Instructeur of een van je aangepaste rollen.
- Klik op Opslaan.
Het nieuwe account verschijnt in de personeelstabel met hun naam, e-mail, rol en een Actief-badge. Ze kunnen onmiddellijk inloggen op de desktop-app met de e-mail en het wachtwoord die je hebt ingesteld.
Als de rol die je toewijst de ingebouwde rol Instructeur is, en deze persoon daadwerkelijk lessen gaat geven of afspraken gaat aannemen, voeg die dan toe via Instructeurs. Een account dat hier met de rol Instructeur is aangemaakt, kan inloggen, maar heeft geen bio-/fotoprofiel en verschijnt in geen enkele instructeurstoewijzingsdropdown (een les plannen, de standaardinstructeur van een lestype, een afspraak boeken) — alleen een account dat via de pagina Instructeurs is aangemaakt, krijgt dat profiel. Gebruik deze Personeel & rollen-flow voor de rol Instructeur alleen als je niet nodig hebt dat ze in die kiezers verschijnen.
Iemands rol wijzigen
- Zoek ze in de personeelstabel en klik op Bewerken.
- Kies een andere Rol.
- Klik op Opslaan.
De wijziging gaat in bij hun eerstvolgende actie — machtigingen worden elke keer opnieuw gecontroleerd, niet alleen bij het inloggen — dus je hoeft ze niet te vragen uit en weer in te loggen.
Het wachtwoord van een personeelslid resetten
- Zoek ze in de personeelstabel en klik op Wachtwoord resetten.
- Voer een nieuw wachtwoord in (minstens 8 tekens) en klik op Opslaan.
Het nieuwe wachtwoord gaat onmiddellijk in — deel het rechtstreeks met het personeelslid, op dezelfde manier als je hun oorspronkelijke tijdelijke wachtwoord hebt gedeeld. Er is geen uitnodigings-/reset-e-mail voor personeelsaccounts in deze versie, en personeel kan geen eigen reset aanvragen (dat is een flow alleen voor klanten, zie wachtwoordreset) — een Manager stelt het altijd namens hen in. Dit betekent ook dat een personeelslid met historische records gekoppeld aan hun account (zodat hun account niet kan worden verwijderd en opnieuw aangemaakt) niet langer vastzit als ze hun wachtwoord vergeten.
Iemand deactiveren, heractiveren of verwijderen
- Deactiveren — omkeerbaar, hetzelfde als het deactiveren van een lidmaatschapstype of een product. Een gedeactiveerd account kan niet inloggen, maar de geschiedenis ervan (lessen die ze hebben gegeven, check-ins die ze hebben geregistreerd, enzovoort) blijft onaangeroerd, en je kunt het later Heractiveren.
- Verwijderen — permanent. Geblokkeerd als de persoon historische records aan hun account gekoppeld heeft (bijvoorbeeld een Instructeur die lessen heeft gegeven, of iemand die een check-in of een verkoop heeft geregistreerd) — deactiveer in dat geval in plaats daarvan.
Je kunt je eigen account nooit deactiveren of verwijderen, en Agon zal je de studio nooit laten verlaten met nul actieve Manager-accounts — de actie die een van beide zou veroorzaken, wordt geblokkeerd voordat die gebeurt.
Zichtbaarheid van de zijbalk
Vóór deze functie zag elk personeelsaccount — Manager of Instructeur — de volledige linkerzijbalk. Nu wordt wat een ingelogd account ziet, bepaald door de rol ervan:
- Dashboard wordt altijd getoond, voor elk personeelsaccount.
- Agenda en Lestypen worden getoond als de rol Lessen Bekijken heeft.
- Klanten wordt getoond als de rol Leden Bekijken heeft.
- Lidmaatschappen wordt getoond als de rol Lidmaatschappen Bekijken heeft.
- Al het andere (Instructeurs, Afspraken, Vestigingen, Betalingen, Rapporten, Marketing, Instellingen, Personeel & rollen, Personeelssalaris, POS, enzovoort) wordt alleen aan een Manager getoond.
Een Manager ziet nog steeds elk item onvoorwaardelijk, ongeacht de machtigingen van welke rol dan ook. Dit is het bedoelde, correcte gedrag van deze functie — als de zijbalk van een personeelslid er kaal uitziet, weerspiegelt die de machtigingen van hun rol nauwkeurig, geen bug.
Beperking van de mobiele app
Inloggen op de Agon-mobiele app met een account met een aangepaste rol werkt nog niet nuttig — de mobiele app herkent momenteel alleen Klant- en Instructeuraccounts, dus een login met een aangepaste rol valt terug op de gewone klantweergave in plaats van iets dat is afgebakend tot de machtigingen van die rol. De desktop-app is op dit moment het ondersteunde oppervlak voor Personeel & rollen.
Wat als er iets misgaat?
Ik kan een pagina niet zien die ik voorheen zag Dit is normaal als je rol (of een account dat je beheert) recent is gewijzigd — zie Zichtbaarheid van de zijbalk hierboven. Alleen een Manager kan bredere machtigingen verlenen; vraag je studiomanager de relevante machtiging Bekijken/Beheren aan je rol toe te voegen, of je opnieuw toe te wijzen aan een rol die die al heeft.
Ik kan per ongeluk niets beheren Als je een Manager opnieuw hebt toegewezen aan een beperktere rol (of een aangepaste rol met weinig machtigingen) en die persoon niet meer kan doen wat nodig is, wijs ze dan terug toe aan Manager, of verleen hun huidige rol de specifieke machtigingen die ze missen. Deze specifieke situatie kan niet gebeuren met je laatste Manager — Agon blokkeert elke hertoewijzing, deactivering of verwijdering die de studio zou achterlaten met nul actieve Manager-accounts — maar het kan nog steeds gebeuren met elke Manager zolang er ten minste één andere Manager-account actief blijft.
Een personeelslid is zijn wachtwoord vergeten Elke Manager kan een nieuw wachtwoord voor ze instellen — zie Het wachtwoord van een personeelslid resetten hierboven. Er is nog steeds geen selfservice-reset voor personeel (alleen klanten hebben dat), dus het personeelslid moet een Manager vragen.