Afspraken
Deze pagina legt uit hoe je boekbare afspraakdiensten instelt, instructeursbeschikbaarheid definieert, en 1-op-1-afspraken boekt, beheert en annuleert vanuit de desktop-app.
Navigatielabel — Afspraken: EN: Appointments · IT: Appuntamenti · FR: Rendez-vous · DE: Termine · ES: Citas · PT: Compromissos · NL: Afspraken
Voordat je begint
Afspraken zijn Agons systeem voor 1-op-1-boekingen — personal training, massage, privécoaching, of elke dienst waarbij één klant één instructeur ontmoet — in tegenstelling tot groepslessen (lessen). Ga naar Afspraken in de linkerzijbalk om te beginnen. De pagina heeft drie tabbladen:
- Aankomend — beschikbaar voor managers en instructeurs. Toont alle afspraken en laat personeel annuleren, voltooien of een no-show markeren.
- Diensten — alleen voor managers. Definieer de soorten afspraken die klanten kunnen boeken.
- Beschikbaarheid — beschikbaar voor managers (voor elke instructeur) en instructeurs (alleen voor zichzelf).
Voordat een klant of manager een afspraak kan boeken, heb je minstens één actieve afspraakdienst nodig en minstens één ingesteld beschikbaarheidsvenster voor de instructeur die die zal verzorgen.
Het boeken van een afspraak gebruikt hetzelfde lidmaatschapscredit-systeem als het boeken van een les — een klant heeft een actief lidmaatschap met een beschikbaar credit nodig. Er is in deze release geen aparte prijs- of betalingsflow voor afspraken.
Afspraakdiensten instellen
Een afspraakdienst is een boekbaar diensttype — bijvoorbeeld "Personal Training" of "Massage van 60 minuten" — met een vaste duur en een optionele buffertijd.
- Ga naar Afspraken → Diensten.
- Klik op Nieuwe dienst.
- Vul de details in:
- Naam — bijv. "Personal Training"
- Beschrijving — optioneel, beschrijft wat de dienst omvat
- Duur (min) — hoe lang elke afspraak van dit type duurt
- Buffertijd (min) — een pauze die na elke afspraak wordt afgedwongen voordat er een volgende kan starten voor dezelfde instructeur (bijv. om ruimte voor de wissel van de ruimte of een korte pauze te laten). Laat op 0 staan voor geen pauze.
- Klik op Opslaan.
De nieuwe dienst verschijnt in de lijst als Actief en wordt onmiddellijk boekbaar.
Een dienst bewerken
Klik op een dienstrij om die te openen, wijzig de details en sla op. Bestaande afspraken die al voor deze dienst zijn geboekt, behouden hun oorspronkelijke duur en buffer — alleen toekomstige boekingen gebruiken de bijgewerkte waarden.
Een dienst deactiveren
- Zoek de dienst in de lijst.
- Klik op Deactiveren.
- Bevestig.
Deactiveren is een soft delete: de dienst verschijnt niet meer voor nieuwe boekingen, maar er wordt niets verwijderd — alle bestaande afspraken die ervoor zijn geboekt, blijven volledig behouden. Er is geen optie voor hard delete.
Instructeursbeschikbaarheid instellen
Beschikbaarheid definieert de wekelijkse tijdvensters waarin een instructeur voor afspraken kan worden geboekt. De beschikbare tijdslots die tijdens het boeken aan een klant of manager worden getoond, worden berekend uit deze vensters, minus de bestaande bevestigde afspraken van de instructeur en de buffertijd van de dienst die wordt geboekt.
- Ga naar Afspraken → Beschikbaarheid.
- Als je een manager bent, selecteer je de instructeur in de dropdown bovenaan. Als je een instructeur bent, is dit tabblad automatisch beperkt tot je eigen rooster.
- Stel voor een willekeurige dag van de week een Starttijd en Eindtijd in en klik op Venster toevoegen.
- Herhaal voor zoveel dagen en vensters als nodig. Een instructeur kan meer dan één venster op dezelfde dag hebben (bijv. een ochtendvenster en een apart avondvenster).
Om een venster te verwijderen, klik je op de × ernaast.
Een manager kan de beschikbaarheid van elke instructeur beheren. Een instructeur kan alleen zijn eigen beschikbaarheid beheren — dit weerspiegelt dezelfde beperking die de backend bij elk verzoek afdwingt.
Een huidige beperking: geen datumspecifieke uitzonderingen
Beschikbaarheid is alleen wekelijks terugkerend. Agon ondersteunt nog geen eenmalige uitzonderingen of vakantie-overschrijvingen — je kunt bijvoorbeeld niet een specifieke instructeur als niet-beschikbaar markeren op één aankomende datum terwijl je hun reguliere weekrooster intact houdt. Als een instructeur afwezig gaat zijn, moet je het relevante terugkerende venster verwijderen en het daarna opnieuw toevoegen, of handmatig met de instructeur afstemmen om te voorkomen dat er nieuwe boekingen op die datum landen. Dit is een echte lacune, geen verborgen instelling — het staat op de roadmap maar is vandaag niet beschikbaar.
Een afspraak boeken
Een manager of instructeur kan namens een klant een afspraak boeken vanuit de desktop-app.
- Ga naar Afspraken → Aankomend.
- Klik op Nieuwe afspraak.
- Selecteer een Dienst.
- Selecteer een Instructeur.
- Kies een Datum.
- Kies een van de getoonde beschikbare tijdslots. Slots worden berekend uit de beschikbaarheid van de instructeur voor die weekdag, minus hun bestaande bevestigde afspraken en de buffertijd van de dienst — als er niets wordt getoond, zijn er geen geldige slots voor die combinatie op die datum.
- Zoek en selecteer de Klant voor wie deze afspraak is.
- Voeg optioneel Notities toe.
- Klik op Boeking bevestigen.
De afspraak wordt aangemaakt met de status Bevestigd, en er wordt één credit afgetrokken van het actieve lidmaatschap van de klant — precies zoals bij een lesboeking.
Een manager of instructeur kan namens elke klant boeken. Een klant die vanaf hun eigen account boekt, kan alleen voor zichzelf boeken — de mobiele app dwingt dit af door helemaal geen klantselectieveld te tonen.
Aankomende afspraken beheren
Het tabblad Aankomend toont afspraken als een agenda-achtige tabel: datum & tijd, dienst, instructeur, klant en status. Gebruik de filters instructeur en status, en de schakelaar Alleen aankomend, om de lijst te versmallen.
Een afspraak annuleren
- Zoek de afspraak en klik op Annuleren.
- Bevestig in het dialoogvenster.
Het annuleren van een afspraak volgt hetzelfde annuleringsbeleid als het annuleren van een lesboeking (zie Instellingen — annuleringsbeleid):
- Geannuleerd vóór het geconfigureerde annuleringsvenster van de studio: het credit van de klant wordt terugbetaald.
- Geannuleerd binnen het annuleringsvenster door de klant zelf (een late annulering): het credit wordt terugbetaald tenzij de instelling Late annulering trekt credit af van je studio aan staat, in welk geval het wordt behouden — en als er een Vergoeding late annulering is geconfigureerd, wordt die in rekening gebracht.
- Geannuleerd door een manager of instructeur — zelfs binnen het annuleringsvenster — wordt nooit als een late annulering behandeld. Het credit wordt terugbetaald en er wordt geen vergoeding in rekening gebracht, aangezien het late-annuleringsbeleid bedoeld is om te gelden voor de eigen beslissing van de klant om laat te annuleren, niet voor een door personeel geïnitieerde annulering.
Een afspraak als voltooid of als no-show markeren
Zodra de starttijd van een afspraak is verstreken, kan personeel de uitkomst ervan bijwerken:
- Klik op Voltooien om te markeren dat de klant is verschenen.
- Klik op No-show om te markeren dat de klant niet is verschenen. Als er een No-show-vergoeding is geconfigureerd in Instellingen, wordt die automatisch in rekening gebracht — hetzelfde mechanisme als bij no-shows voor lessen.
Alleen een bevestigde afspraak kan als voltooid, no-show of geannuleerd worden gemarkeerd. Zodra een afspraak naar een andere status is verplaatst, zijn deze acties er niet meer voor beschikbaar.
Wat als er iets misgaat?
"Deze dienst wordt momenteel niet aangeboden" bij het boeken De afspraakdienst is gedeactiveerd nadat de klant of manager de boekingsflow was begonnen. Ververs het tabblad Diensten, heractiveer de dienst als die nog steeds boekbaar zou moeten zijn, of kies een actieve.
"Deze instructeur is momenteel niet actief" bij het boeken Het gebruikersaccount van de instructeur is gedeactiveerd. Heractiveer het account van de instructeur, of kies een andere instructeur.
Er verschijnen geen beschikbare tijdslots voor een combinatie van dienst/instructeur/datum Dit betekent meestal een van deze dingen: de instructeur heeft geen beschikbaarheidsvenster ingesteld voor die weekdag, de hele dag is al volgeboekt zodra de buffertijd is meegerekend, of de datum ligt in het verleden. Controleer het tabblad Beschikbaarheid voor die instructeur en die weekdag.
"Gevraagde tijd valt buiten de beschikbaarheid van de instructeur" De gevraagde start- en eindtijd passen niet volledig binnen een van de actieve beschikbaarheidsvensters van de instructeur voor die weekdag. Dit kan gebeuren als de beschikbaarheid is bewerkt of verwijderd nadat de slots voor het eerst werden getoond. Ververs en kies opnieuw een slot.
"Dit tijdslot conflicteert met een andere afspraak" Er is in de tussentijd een andere afspraak voor die instructeur geboekt (of het gevraagde slot laat niet genoeg ruimte voor de buffertijd van de dienst vóór/na een naburige afspraak). Ververs de beschikbare slots en kies een andere.
Een klant kan niet worden geboekt omdat die geen geldig lidmaatschap of credits heeft Afspraken gebruiken hetzelfde lidmaatschapscredit als lessen. Controleer het lidmaatschap van de klant in hun profiel — ze hebben een actief lidmaatschap met minstens één beschikbaar credit nodig.
Ik moet de beschikbaarheid van een instructeur wijzigen, maar ze hebben al afspraken geboekt Het verwijderen van een beschikbaarheidsvenster annuleert geen afspraken die er al binnen waren geboekt — die blijven bevestigd. Het voorkomt alleen nieuwe boekingen voor vensters die niet meer bestaan.